Podľa tohto návodu sa naučíte, ako vytvoriť online rezervačný systém pre viacero zasadačiek vo vašej organizácii. Tieto pokyny si môžete prispôsobiť podľa vlastných požiadaviek.
Vytvorenie rezervačného kalendára zasadačiek
Tento návod je príkladom tzv. zdrojového rozvrhu s viacerými zdrojmi. Tento typ rozvrhu je ideálny, ak chcete prijímať rezervácie v jednom rozvrhu, napríklad spravovať dostupnosť troch zasadačiek a projektora vo vašej kancelárii.
Ak potrebujete spravovať viac zdrojov a automaticky koordinovať viacero rozvrhov naraz, napríklad 15 zasadačiek, 10 projektorov a 12 tabúľ, môžete vytvoriť viacero zdrojových rozvrhov a prepojiť ich do rozvrhu typu služba pomocou nášho „Návodu na služobný rozvrh“. Ak hľadáte rezervačný systém na skupinové akcie, organizovanie udalostí alebo školení vo vašej organizácii, potom je vhodnejší „Návod na kapacitný rozvrh“.
Tento návod ukazuje nasledovné:
- Použitie rezervačného systému SuperSaaS ako jednoduchého nástroja na rezerváciu miestností
- Odosielanie prispôsobených e-mailových potvrdení a pripomienok používateľom
- Obmedzenie prístupu k rozvrhu pre konkrétne tímy
- Pridanie časovej rezervy medzi jednotlivými rezerváciami
Výsledok tohto rezervačného kalendára zasadačiek si môžete pozrieť na stránke Demo rezervácie zasadačky. Je možné túto stránku upraviť tak, aby sa zobrazovala ako súčasť vášho webu, ale rozvrh SuperSaaS môžete integrovať aj ako tzv. „widget“. Widget sa môže zobraziť ako malé okno na vašom webe alebo ako malé tlačidlo, napríklad takto:
Nastavenie rozvrhu v 6 jednoduchých krokoch
Najjednoduchší spôsob, ako nastaviť rezervačný kalendár, je použiť cyklus vytvorenia a testovania: po úvodnej konfigurácii si ho vyskúšajte, vykonajte zmeny a opakujte, kým nebude fungovať podľa vašich predstáv.
Krok Nastavenie základného rozvrhu pomocou Sprievodcu novým rozvrhom
Vyberte vhodný typ rozvrhu
Kliknite na tlačidlo Nový rozvrh na vašej nástenke. Systém vás presmeruje do Sprievodcu novým rozvrhom, ktorý vám pomôže určiť základné nastavenia potrebné na vytvorenie rezervačného systému zasadačiek.
Prvou voľbou v sprievodcovi je rozhodnúť sa, či potrebujete rozvrh typu Zdroj, Kapacita alebo Služba.
Pre váš rezervačný systém miestností vyberieme rozvrh typu Zdroj, pretože zasadačka môže byť rezervovaná iba raz v danom časovom období.
Ako môžu používatelia pristupovať k rozvrhu?
Zvyčajne budete chcieť, aby si používatelia vytvorili účet predtým, než budú môcť rezervovať zasadačku, preto tu vyberieme: Prihlásiť sa pre vykonanie zmien: ktokoľvek si môže rozvrh pozrieť, ale na vytvorenie rezervácie sa musí prihlásiť.
Pridajte vaše zasadačky a zdroje
V kroku 3 vás systém požiada o zoznam všetkých zdrojov, ktoré chcete plánovať. Vyberte možnosť Viac ako jeden, ak máte viac než jednu zasadačku, ktorú chcete rezervovať súčasne. V tomto návode máme k dispozícii tri firemné zasadačky. Samozrejme, môžete do zoznamu pridať menej alebo viac. Ak máte iba jednu zasadačku, vybrali by ste možnosť Jeden.
Po výbere možnosti Viac ako jeden môžete uviesť všetky zasadačky a zdroje, ktoré môžu používatelia vo vašej firme rezervovať. Zadajte „Zasadačka 1“ a kliknite na Pridať. Tento krok zopakujte pre všetky vaše zasadačky a zdroje. Keď pridáte všetky potrebné zdroje, kliknite na Ďalej, aby ste prešli k ďalšiemu kroku.
Pridanie názvu k vášmu rezervačnému rozvrhu zasadačiek
Názov vášho rozvrhu v kombinácii s názvom účtu vytvorí URL vášho rezervačného systému zasadačiek. Odporúčame zadať krátky, ale výstižný názov, napríklad „ABC Zasadačky“ a kliknúť na Ďalej.
Názov rozvrhu (rovnako ako názov účtu) je možné neskôr zmeniť. Avšak zmena názvu účtu alebo rozvrhu zmení aj URL rozvrhu a možno budete musieť túto zmenu oznámiť všetkým používateľom, aby sa dostali na správnu stránku.
Nastavte svoju dostupnosť
Nastavenia v poslednom kroku poskytujú základné obmedzenia. Po dokončení nastavenia ich v ďalších krokoch spresníme. Keď sú rezervácie nastavené tak, aby začínali a končili vopred určených časoch, systém dokáže vytvoriť prehľadné používateľské rozhranie zobrazovaním časových slotov, na ktoré môžu klienti kliknúť a rezervovať si stretnutie. Ukážka rozvrhu terapeuta ukazuje tento typ nastavenia. Rezervácie nastavíme tak, aby začínali v troch pevných časoch: zadaním „9:00am, 12:00pm, 3:00pm“ (alebo „9:00, 12:00, 15:00“, ak preferujete 24-hodinový formát). Kliknite na Ďalší krok poslednýkrát.
Kliknutím na Dokončiť sa vytvorí rozvrh a sprístupní sa online. Teraz máte funkčný rezervačný kalendár. Pokračujte na krok 2, aby ste si overili, že všetko funguje podľa očakávania.
Krok Vyskúšanie rozvrhu, aby ste videli, či funguje podľa očakávania
Bežní používatelia uvidia ten istý rezervačný rozvrh, ale s menším počtom možností. Tlačidlo Použiť nájdete aj na stránke vášho Dashboardu. Na Dashboard sa dostanete cez menu v pravom hornom rohu obrazovky. Okrem toho si môžete stránku uložiť do záložiek vo vašom prehliadači na denné používanie.
Vytvorte rezerváciu vo vašom rozvrhu
Keď prvýkrát vstúpite do vášho systému rezervácie zasadačiek, uvidíte úplne prázdny rozvrh. Vytvorte svoju prvú ukážkovú rezerváciu kliknutím kdekoľvek do prázdneho rozvrhu. Na obrazovke sa objaví okno Nová rezervácia. Ak sa toto okno zobrazí na nevhodnom mieste, jednoducho ho potiahnite na vhodnejšie miesto na obrazovke.
Ak chcete pridať rezerváciu na konkrétny dátum, môžete buď kliknúť na dátum, na ktorý chcete rezerváciu vytvoriť, alebo kliknúť kdekoľvek pre zobrazenie okna novej rezervácie a následne upraviť uvedený dátum. Predvolene systém vyžaduje iba meno a telefónne číslo. Štandardné polia si môžete prispôsobiť, pridať ďalšie vlastné polia alebo pripojiť vlastné formuláre k rezervácii, aby ste získali konkrétne detaily. Okno Nová rezervácia tiež zobrazí rozbaľovacie menu, ktoré vám umožní vybrať, ktorú zasadačku chcete rezervovať.
Kliknite na tlačidlo Vytvoriť rezerváciu, aby ste pridali rezerváciu do rozvrhu. Rozvrh sa automaticky aktualizuje a ukáže obsadený čas. Rezerváciu môžete upraviť jednoducho kliknutím na ňu a zmenou detailov. Nezabudnite kliknúť na Aktualizovať rezerváciu, aby ste uložili zmeny pred zatvorením okna.
Krok Prispôsobenie konfigurácie rezervácií
Rezervačný rozvrh si môžete prispôsobiť podľa individuálnych potrieb kliknutím na tlačidlo Konfigurovať v hlavnom menu. Karta Prehľad vám umožní dočasne blokovať alebo úplne vymazať váš rozvrh.
Konfigurujte parametre zdrojov
Karta Zdroje vám umožňuje definovať zdroje, ktoré chcete zahrnúť do vášho systému rezervácií zasadačiek.
V našom prípade sú zdroje tri zasadačky, ktoré plánujeme spravovať prostredníctvom rozvrhu. Jednoducho môžete pridať viac miestností, napríklad ďalšiu konferenčnú miestnosť. Tiež je možné pridať iné zdroje, ako projektor, displeje v zasadačkách, prepojovacie káble atď. Ak však chcete, aby si používatelia mohli súčasne vybrať viac ako jeden zdroj alebo kombináciu viacerých zdrojov, odporúčame použiť rozvrh typu služba.
Prispôsobte používané pojmy
V sekcii „Pojem použitý na opis záznamu v rozvrhu“ môžete určiť, akým spôsobom systém odkazuje na vaše rezervácie. V našom rezervačnom systéme zasadačiek je najvhodnejší pojem „stretnutie“. Tento pojem sa používa v dialógových oknách, pomocných textoch a emailových potvrdeniach.
Pojem používaný pre vašich „používateľov“ si môžete tiež prispôsobiť na stránke „Nastavenia rozloženia“ na vašom dashboarde.
Definujte limity rezervácií
Sekcia Limit na používateľa vám umožňuje obmedziť počet rezervácií na používateľa v danom časovom období. Môžete si prispôsobiť, koľko rezervácií môže používateľ vytvoriť v ten istý deň, v tom istom týždni alebo mesiaci. Keď používateľ dosiahne limit, môže iba zmeniť alebo odstrániť svoje existujúce rezervácie. Môžete nakonfigurovať systém tak, aby zohľadňoval aj predchádzajúce rezervácie alebo iba budúce.
Určte dĺžku rezervácií
Môžete nakonfigurovať predvolenú dĺžku rezervácií zasadačiek vo vašom rozvrhu. Systém vám umožní prispôsobiť 3 možnosti:
- Ľubovoľná dĺžka rezervácie: Používatelia si môžu vybrať akúkoľvek ľubovoľnú dĺžku rezervácie, napríklad 12 minút, 56 minút a podobne. To však môže pôsobiť zvláštne pre ostatných používateľov. Pre lepšiu kontrolu môžete určiť minimálnu a maximálnu dĺžku rezervácie. Napríklad minimálne 15 minút a maximálne 4 hodiny. Môžete tiež určiť, že obdobia sa majú zaokrúhľovať na násobky 10 minút.
- Všetky rezervácie majú rovnakú pevnú dĺžku: Môžete nastaviť predvolenú pevnú dĺžku pre všetky rezervácie vo vašom rozvrhu.
- Používatelia si vyberajú preddefinovanú dĺžku: Umožnite používateľom vybrať si dĺžku rezervácie zo zoznamu preddefinovaných možností. Keď vyberiete túto možnosť, pod ňou sa zobrazí výberové pole. V tomto poli môžete podľa pokynov uviesť zoznam dĺžok na výber.
V našom príklade umožňujeme používateľom vybrať si začiatok a koniec rezervácie. Aby sme predišli zvláštnym časom začiatku a konca, v ďalších krokoch pridáme časové obmedzenia v sekcii časových obmedzení.
Konfigurácia cenových možností
Ak spravujete zasadačku alebo kolaboračný priestor, ktorý plánujete prenajímať, môžete nastaviť cenové možnosti. SuperSaaS ponúka široké spektrum možností platieb pre váš systém rezervácie zasadačiek. To zahŕňa prácu s správou online platieb cez PayPal, Stripe, Mollie alebo ePay, vytvorením kreditného systému, pridaním cenových pravidiel a nastavením zliav a promo akcií.
V tejto sekcii sa môžete rozhodnúť, či chcete účtovať pevnú cenu, určiť ceny na základe zoznamu možností, ktoré poskytnete, alebo nakonfigurovať systém tak, aby počítal ceny podľa dátumu, dĺžky, zdroja alebo viacerých ďalších faktorov. Platobnú metódu je možné nakonfigurovať v sekcii Nastavenie platieb na vašom dashboarde. Môžete postupovať podľa krokov uvedených v našom návode na nastavenie platieb, aby ste platby nastavili.
V našom návode používame systém rezervácie zasadačiek na interné účely, a preto nie je potrebné nastavovať platobné možnosti.
Správa časových obmedzení
Na karte Zdroje môžete určiť predvolenú dĺžku rezervácií, pridať časovú rezervu medzi rezerváciami a pridať obmedzenia začiatkov rezervácií.
V predchádzajúcom kroku ste zvolili, že používatelia si môžu vybrať vlastnú dĺžku trvania. Avšak, aby to bolo používateľsky prívetivé, môžete nastaviť predvolenú dĺžku rezervácie na 30 minút. Môžete ju zmeniť na akúkoľvek hodnotu, ktorá vyhovuje vašim požiadavkám. Ďalej chcete určiť minimálnu a maximálnu dĺžku rezervácií povolenú vo vašom rezervačnom rozvrhu. V tomto príklade nastavíme minimálnu dĺžku rezervácie na 15 minút a maximálnu na 120 minút. Pridaním časových obmedzení obmedzíte dĺžku každej rezervácie na tieto hranice.
Ak nastavíte časovú rezervu na nulu, miestnosť sa môže rezervovať hneď za sebou bez času na úpravu alebo upratanie po stretnutí. Pridanie časovej rezervy medzi stretnutiami zabezpečí plynulý prechod medzi nimi. Napríklad tento čas môže byť použitý na upratanie miestnosti medzi rezerváciami alebo na nastavenie a otestovanie vybavenia pre ďalšie stretnutie. Časová rezerva sa aplikuje na koniec predchádzajúcej rezervácie. V našom prípade predpokladáme 15-minútovú rezervu pred začiatkom ďalšieho stretnutia v zasadačke.
V poli Obmedziť časy začiatkov môžete obmedziť časy začiatkov na určité intervaly. Ak nezadáte žiadne obmedzenia, rezervácie v rozvrhu môžu začínať v náhodných časoch ako 15:09 alebo 11:32, a podobne. Bez obmedzení môžu rezervácie potenciálne začať kedykoľvek, čo spôsobí neefektívne využitie zasadačiek.
Tieto medzery môžete odstrániť tak, že nastavíte začiatky rezervácií každých 15 minút. Do poľa obmedzení začiatkov môžete zadať *:15, *:30, *:45, *:00. Tým sa zabezpečí, že každá rezervácia začne iba v 15-minútových intervaloch, napríklad o 15:15, 11:45 a podobne.
Ďalej môžete zmenšiť medzery vo vašom rozvrhu rezervácií zaokrúhlením časov ukončenia na najbližšiu štvrťhodinu. Tým sa napríklad ukončenie o 15:52 zaokrúhli na 16:00, 13:07 na 13:15 a podobne.
Ďalej môžete obmedziť dostupnosť vášho rezervačného systému pridaním otváracích hodín a sviatkov. Na to môžete kliknúť na odkaz Zmeniť otváracie hodiny alebo ich upraviť cez obrazovku dohľadu, na karte Otváracie hodiny vo vašom rozvrhu.
Je možné nastaviť rôznu dostupnosť pre každú zasadačku alebo zdroj, ktorý spravujete vo vašom rozvrhu.
Krok Prispôsobenie procesného toku vášho rozvrhu
Definujte používateľský proces
Proces rezervácie vo vašom systéme môžete jednoducho prispôsobiť. Na karte Proces si môžete nastaviť polia, ktoré má používateľ vyplniť pri rezervácii. Môžete vyžiadať doplňujúce údaje, ako špeciálne požiadavky, pridaním vlastného poľa cez odkaz Prispôsobiť. Môžete tiež pripojiť vlastné formuláre spolu s rezerváciou a umožniť používateľom vytvoriť opakovanú rezerváciu v rozvrhu.
Vytvorte si vlastné storno podmienky
Zabráňte zrušeniu rezervácií na poslednú chvíľu, ktoré zanechávajú medzery vo vašom rozvrhu. Vytvorte si vlastné storno podmienky a zamedzte používateľom robiť zmeny na poslednú chvíľu. Uveďte, ako dlho vopred môže používateľ pridať, zmeniť alebo zmazať rezerváciu.
Ako administrátor nepodliehate týmto pravidlám, a preto môžete kedykoľvek pridať, odstrániť alebo zmeniť rezerváciu. Na potvrdenie správneho fungovania sa však prihláste ako bežný používateľ.
Posielajte automatické potvrdenia emailom/SMS
Posielajte používateľom automatické potvrdenia a pripomienky nastavením týchto možností na karte Proces. Môžete zvoliť „vždy poslať potvrdzovací email“ alebo umožniť používateľom vybrať si, či chcú potvrdenia dostávať.
Ak chcete, aby sa používatelia po potvrdení rezervácie dostali na informačnú stránku alebo landing page, môžete pridať aj presmerovaciu URL. To je užitočné, keď prenajímate zasadačky externým používateľom a chcete ich nasmerovať na vašu webovú stránku.
Následne môžete spravovať frekvenciu pripomienok a následných emailov. Vyberte možnosť Poslať emailovú pripomienku pre automatické poslanie pripomienky. Môžete tiež posielať pripomienky cez SMS. Zdieľajte ďalšie pokyny, ako nechať zasadačku pripravenú pre ďalšieho používateľa, v automatickej následnej správe. Túto správu chcete poslať krátko pred koncom stretnutia, napríklad 5 minút pred ukončením rezervácie. Vyberte možnosť poslať následný email a zadajte zápornú hodnotu, aby sa odoslala pred ukončením. Voliteľne môžete personalizovať a prispôsobiť každé z týchto emailových oznámení na karte Rozloženie vášho rozvrhu.
Ako administrátor je dobrý nápad dostávať prehľad všetkých rezervácií raz denne. Môžete pridať svoju emailovú adresu alebo telefónne číslo v časti Máme niekoho iného informovať o novej alebo zmenenej rezervácii?, aby ste dostávali denné prehľady.
Sledujte štatistiky rezervácií
Pozorne sledujte štatistiky vašich rezervácií. Môžete ich vidieť na karte Reporty v časti Dohľad vášho rozvrhu.
Kontrola prístupu k vášmu rozvrhu
Máte úplnú kontrolu nad tým, kto má prístup k vášmu rozvrhu. Na stránke Riadenie prístupu môžete spravovať globálne nastavenia pre váš účet. Prístup k jednotlivým rozvrhom môžete ovládať na karte Prístup každého rozvrhu. Okrem toho je možné poskytnúť špeciálny prístup používateľom vo vašom tíme alebo obmedziť prístup k určitým rozvrhom len pre konkrétne skupiny používateľov.
Priraďte používateľské role
Poskytnite špeciálny prístup vybraným členom tímu pridaním ako superužívateľov a určite, čo môžu superužívatelia vo vašom rozvrhu robiť. Môžete tiež upraviť, kto môže vidieť rozvrh, kto môže pridávať nové rezervácie a kto môže aktualizovať alebo mazať položky v rozvrhu. Okrem toho môžete z dôvodu ochrany súkromia skryť detaily rezervácií pred používateľmi.
Ak používate rozvrh interne vo vašej organizácii, môžete povoliť len používateľom s doménou vašej spoločnosti vytvoriť si prihlasovacie meno.
Vytvorte používateľské skupiny
Získajte detailnú kontrolu nad prístupom k rozvrhu pomocou funkcie používateľských skupín. Vytvorte skupiny pre jednotlivé oddelenia, ako napríklad marketingové, finančné a podobne. Následne pridajte používateľov do príslušných skupín. Keď budete mať vytvorené zoznamy používateľov, môžete každému priradiť konkrétne rozvrhy. To je užitočné, ak niektoré zasadačky alebo zdroje majú byť prístupné len konkrétnemu oddeleniu, zatiaľ čo iné všetkým. Je tiež možné priradiť viacero používateľských skupín k jednému rozvrhu.
Krok Testovanie rozvrhu z pohľadu používateľa
Musíte otestovať rozvrh z pohľadu používateľa, aby ste sa uistili, že všetko funguje podľa očakávaní. Rozvrh vyzerá inak pre administrátora a inak pre používateľa. Preto odporúčame používať cyklus vytvor – otestuj – zopakuj.
Rýchly spôsob testovania rozvrhu je skopírovanie URL vášho rozvrhu do inkognito režimu prehliadača. Potom môžete v jednom prehliadači byť prihlásený ako používateľ a v druhom ako administrátor. Alternatívne si môžete nainštalovať druhý prehliadač a testovať systém rezervácií v ňom.
Odkaz na rozvrh nájdete pod kartou prehľadu v konfiguračnej obrazovke vášho rozvrhu. Keď ste si istí, že váš rezervačný rozvrh funguje správne, môžete začať prijímať rezervácie zdieľaním odkazu naň. Každý rozvrh má svoju vlastnú webovú adresu, na ktorú môžu používatelia kliknúť a začať vytvárať rezervácie.
Poznámka: Noví používatelia si možno budú musieť prvýkrát vytvoriť prihlasovacie meno a heslo. Nabudúce sa môžu prihlásiť so svojím existujúcim účtom a pridávať alebo upravovať rezervácie podľa nastavení systému.
Krok Zdieľanie odkazu na rozvrh s vašimi používateľmi
Keď ste spokojní s tým, ako váš online rezervačný systém vyzerá a otestovali ste ho, aby ste sa uistili, že funguje správne aj pre návštevníkov, môžete začať smerovať používateľov naň.
Existuje niekoľko spôsobov, ako môžete zdieľať váš rozvrh:
- Pridajte odkaz alebo tlačidlo na vašom webe, ktoré používateľov presmeruje na váš rozvrh
- Pridajte widget na váš web, ktorý umožní používateľom rezervovať si priamo na ňom
- Pridajte tlačidlo „Rezervovať teraz“ do vašich emailov a na sociálne siete
O každej z týchto možností sa dozviete viac v sekcii „Integrácia rozvrhu na vašu webstránku“.
Váš rezervačný rozvrh SuperSaaS môže byť jednoducho prístupný z viacerých zariadení, kedykoľvek a kdekoľvek pomocou odkazu na rozvrh. Tiež si môžete vytvoriť vlastnú doménu a využiť white-label verziu softvéru, aby bol úplne váš.
Synchronizujte vaše rezervácie s existujúcimi pracovnými kalendármi
Používateľom môžete uľahčiť pridanie detailov rezervácie do ich kalendára pridaním súboru „iCalendar“ do potvrdzovacích emailov.
Do správy potvrdzovacieho emailu vložte auto text $ical na karte Rozloženie v nastaveniach vášho rozvrhu:
Takto bude vyzerať vaša potvrdzovacia správa pre používateľa Gmailu:
Poznámka: Email sa môže zobraziť v rôznom formáte v závislosti od poskytovateľa.
Pokiaľ je však v správe zahrnutý auto text $ical, iCalendar súbor bude priložený k emailu.
Prispôsobenie vzhľadu rozvrhu
Môžete použiť priestor nad rozvrhom na zdieľanie ďalších inštrukcií pre koncových používateľov. Jednoducho si môžete prispôsobiť a personalizovať správy a notifikácie detailmi ako meno, úroveň kreditu, priamy odkaz na úpravu rezervácie a pod. Prečítajte si náš blogový článok o tom, ako personalizovať vaše emaily v SuperSaaS.
Ak chcete zmeniť vzhľad rozvrhu, môžete vyskúšať niekoľko možností formátovania, ako napríklad zmenu farieb rozvrhu, pridanie loga vašej firmy, alebo pridanie obrázkov či videí do vášho rozvrhu.
So SuperSaaS si môžete vytvoriť vlastný workflow a objaviť pokročilé funkcie ako napríklad pridanie skrytého poľa supervízora, vytvorenie vlastného rozbaľovacieho menu, využitie URL parametrov na aktiváciu skrytých možností, a mnoho ďalšieho.