Návody
Zoznam navodov
Kapacitný typ rozvrhu

Ako nastaviť rezervačný systém pre Fitness klub

Kliknite tu pre prehranie video návodu. Systém je kompletne v slovenčine, iba návod ukazuje anglickú verziu

Tento návod popisuje, ako nastaviť rezervačný systém pre skupinové udalosti napríklad pre lekcie fitness. Inštrukcie si prispôsobte svojim konkrétnym potrebám.

Ak napríklad potrebujete zorganizovať skupinovú exkurziu alebo firemné školenie, môžete tiež použiť tento návod. Tento spôsob rezervácií označujeme ako kapacitný typ, kedy si viac ľudí môže urobiť rezerváciu v rovnaký čas.

Ak chcete vytvoriť rezervačný systém pre jednorazovú udalosť návod na event sa vám hodí viac.

Pokiaľ chcete udalosť rozdeliť do časových úsekov, z ktorých každý bude určený iba pre jednu osobu a úseky budú v pravidelných intervaloch - napr. ako rodičovské schôdzky, návod na zdrojový typ vám pravdepodobne pomôže viac.

Prihlasovanie na skupinový event

Tento typ rozvrhu sa odlišuje tým, že administrátor určuje vopred časové úseky s danou kapacitou. Používatelia sa potom môžu rezervovať len do týchto nastavených slotov (lekcií) a nikam inam.

Tento spôsob rezervácií je vhodný, keď:

  • máte viac ako jednu udalosť
  • potrebujete, aby si ľudia našli dátum a čas udalosti v kalendári
  • vaša akcia má niekoľko častí, do ktorých môžu byť zvolený separátne

Tento návod ukazuje nasledujúce úpravy:

  • použitie rozvrhu pre plánovanie skupinových aktivít
  • pridanie poľa s lokalitou
  • obdržanie platby za každého účastníka

Na konečný výsledok sa môžete pozrieť na demoverziu pre fitness.

Nastavenie rezervačného systému v 5-tich jednoduchých krokoch

Akonáhle si zriadite nový účet, najefektivnejšia cesta, ako si nastaviť rozvrh je pomocou cyklu nastav-vyskúšaj:

Nastavenie základného rozvrhu pomocou sprievodcu

Kým začnete

Predtým, ako začnete potrebujete účet. Je zadarmo a potrebujete k nemu len emailovú adresu. Prihláste sa do vášho účtu, nech môžete vidieť Ovládací panel.

Vyberte si zodpovedajúci typ rozvrhu

Kliknite naNový rozvrh v pravom menu v Ovládacom paneli. Zobrazí sa vám Sprievodca novým rozvrhom s voľbami potrebnými pre nastavenie rezervácií.

Prvá vaša voľba bude medzizdrojovým, kapacitným alebo servisným typom rozvrhu. Pre tento prípad zvoľte Kapacitný typ rozvrhu, pretože predpokladáme, že na lekciu fitness sa bude hlásiť viac ľudí.

Toto je dôležitá voľba, ktorú treba urobiť na začiatku, pretože zmeniť typ rozvrhu sa dá len tým, že začnete znova novým harmonogramom. Všetky ďalšie nastavenia môžete zmeniť kedykoľvek.

Pomenujte váš rozvrh rezervácií

Názov vášho rozvrhu spolu s názvom vášho účtu tvorí URL adresu rezervačného systému, kterú uvidia klienti vo svojom prehliadači.

Použite stručný názov, ideálne bez diakritiky. Neskôr ho budete môcť kedykoľvek (aj vrátane názvu účtu) kedykoľvek zmeniť. Zoberte na vedomie, že pri zmene názvu sa zmení aj URL adresa rezervačného rozvrhu, ktorú potom musíte prípadne upraviť aj na vašom webe (pokiaľ ju tam máte uvedenú)

Napíšte teda názov rozvrhu napríklad "Fitness Klub", a potom kliknite Dalšie.

Určte kapacitu a dĺžku udalosti (lekcie)

Rozhodnite sa, koľko účastníkov môže navštevovať lekcie fitness: Viackrát: vložte hodnotu podľa toho, koľko používateľov si môže rezervovať slot v rovnakom čase: Pre začiatok si zadajte nižšie číslo, nech si môžete vyskúšať funkčnosť čakacej listiny. Počet účastníkov môžete zmeniť kedykoľvek neskôr. Môžete zaškrtnúť voľbu Neobmedzene keď nechcete limitovať počet ľudí, ktorí sa môžu k lekcii pridať.

Menu box

Ďalej si nastavíte východiskovú dĺžku lekcie, ktorá je pre tento návod zvolená na 60 minút. Vyberte si voľbu Čakacia listina aby ste ponúkli účastníkom možnosť zapísať sa na čakaciu listinu pre prípad, keď bude lekcie plne obsadená

V Kalendári si zvoľte Ukázať kalendár s úsekmi, ktoré si používateľ môže vybrať. Pretože počítame s tým, že rezervačný systém bude ponúkať viac, ako jednu lekciu. Kliknutie na Dokončiť vytvoríte rozvrh a sprístupníte ho online.

Teraz máte funkčný online rezervačný systém. Ďalšie kroky vám ukážu, ako určíte kedy sa vaše lekcie budú konať a ako rozvrh otestovať.

Vyskúšajte rozvrh či pracuje podľa očakávania.

Ak chcete vidieť rezervačný systém ako administrátor, kliknite Použiť v menu. Táto voľba je viditeľná len ak ste prihlásený ako administrátor.

Menu box

Bežní používatelia uvidia rovnaký rozvrh, ale s menej možnosťami. Tlačidlo Použiť nájdete takisto v Ovládacom paneli.

Navštíviť váš Ovládací panel môžete pomocou odkazu vpravo hore. Taktiež si rovnakú stránku môžete pridať do záložiek pre každodenné využitie.

Na prvýkrát bude rezervačný kalendár prázdny. Väčšinu toho, čo uvidíte môžete nastaviť Prizpôsobenie vzhľadu Napríklad sa môžete rozhodnúť či a ako predvolené zobrazenie ponecháte: deň, týždeň alebo mesiac.

Prázdny rozvrh

Vytvoriť slot pre lekciu

Kliknite v rozvrhu na čas, kedy chcete vytvoriť lekciu. Zobrazí sa okno Nový slot. Ak sa okno objaví na nevhodnom mieste, môžete si ho jednoducho pretiahnutím presunúť na obrazovke na vhodnejšie miesto.

Nový slot dialóg

Zadajte dátum a názov lekcie napríklad "Pilates". V poli Popis môžete pridať obrázky a vysvetliť o čo v lekcii ide. Obrázky musíte mať k dispozícii online aby ste ich mohli vložiť vo forme URL adresy (tj. obrázok musí začínať s "http")

Alternatívne môžete použiť priestor nad rozvrhom pre dlhší popis. Tu máte k dispozícii niekoľko možností formátovania Vzhľad vrátane zmeny farieb a pridania obrázkov.

Kliknutím na vytvorený slot sa zobrazí lekcia bez prihlásených. Odkaz na Nová rezervácia sa hodí pre prípady, kedy chcete zadať účastníkov sami - napríklad keď prijímate rezervácie po telefóne. Zoberte na vedomie, že používatelia rezervačného systému neuvidia rovnaké funkcie ako vy.

Prvá rezervácia

Vytvorenie rezervácie

kliknutím na Nová rezervácia si klient vytvorí rezerváciu. V základe sa systém pýta iba na meno, ďalšie pole si môžete doplniť v záložke Spracovanie. Rezerváciu uložíte pomocou tlačidla Vytvoriť rezerváciu.

Pri lekcii je teraz vidieť1/3, čo znamená, že jedno z troch miest je obsadené

Zelené zatržítko označuje lekciu, ktorá má vytvorenú rezerváciu. Čo je veľmi pohodlné pre vašich zákazníkov - pretože rýchlo uvidia, na ktoré lekcie sa prihlásili.

Editácia lekcií

Zmeny v lekcii môžete vykonať kliknutím na Zmeniť slot. Ak zmeníte detaily lekcie - napríklad počiatočný čas, tak sa všetky existujúce rezervácie posunú na nový čas.

Úprava nastavení

Teraz máte základný rezervačný systém pre lekcie fitness. Ďalšie nastavenia si môžete upraviť tak, aby vyhovovali vašim potrebám.

Záložka zdroja

Stránka s nastaveniami

V Nastavenia prejdite na záložku Prehľad pre prehľad nastavení, ktoré môžete upraviť. Na rovnakom mieste môžete rozvrh zablokovať alebo ho úplne zmazať.

Nastavenie záložky zdrojov

Záložka Zdroje obsahuje nastavenie všeobecných parametrov rezervačného systému. Prvá voľba obsahuje nastavenie názvu kalendára. V tomto prípade je tam nastavené Fitness lekcie.

Namiesto východiskového nastavenia ako "slot" a "rezervácia" použitých v celom systéme si môžete zvoliť iné slová, ale zoberte prosím do úvahy, že nové slová systém nevie skloňovať.

Taktiež môžete zmeniť termín "Používateľ" na iný, s rovnakým obmedzením, ako pozri vyššie. Zmenu vykonáte cez Nastavenia vzhľadu (zoberte do úvahy, že to zmení termíny v celom účte)

Nastavenie kapacity

Môžete si určiť koľko ľudí môže navštíviť lekciu a môžete si zvoliť či chcete vytvoriť niekoľko lekcií s odlišnou kapacitou. Ak zadáte nulu, tak vypnete akýkoľvek limit.

Ďalšie pole určuje koľko miest si môže jedinec naraz zarezervovať v jednej lekcii. Zadaním hodnoty vyššej, ako 1 rozšíri používateľské zobrazenie o pole "Počet miest".

Pre lekciu fitness sa hodí ponechať voľbu na 1, ale ak napríklad chcete predávať vstupenky na akciu, môže sa vám hodiť, aby si ľudia mohli kúpiť viac ako jednu.

Ďalej môžete špecifikovať koľko rezervácií si môže používateľ vytvoriť celkom pre všetky lekcie. Taktiež si môžete nastaviť či to má zahŕňať aj prebehnuté rezervácie. Keď klient dosiahne maximum, tak si môže existujúce rezervácie zmeniť alebo zmazať. Môžete určiť či obmedzenie má platiť na rovnaký deň alebo rovnaký týždeň.

Nasledujú dve zaškrtávacie polia, ktoré určujú či účastníci môžu vytvoriť viac rezervácií v rovnakej lekcii a či je kapacita lekcia viditeľná aj ostatným nielen vám. Zoberte prosím do úvahy, že spoznať "rovnakú osobu" možno iba podľa prihlasovacieho mena.

Ak teda používateľom povolíte vytvoriť si vlastné prihlasovacie meno (alebo keď umožníte rezervácie bez prihlásenia) tak systém nevie zabrániť tomu, aby si ľudia urobili druhú rezerváciu s druhým prihlasovacím menom.

Nastavenie čakacích listín

Voľba Preplnenie kapacity odkazuje na nastavenie čakacích listín Tu si môžete nastaviť ako sa má rozvrh správať pri preplnení kapacity, či to má alebo nemá povoliť a či sa má použiť čakacie listiny- Tam sú používatelia umiestnený, kým nejaká existujúca rezervácia nie je zrušená

Pre každú lekciu sa vytvára čakacia listina zvlášť a ak je zaškrtnutá voľba "Automaticky vykonať rezerváciu" tak pri zrušení existujúcej rezervácie sa používateľom z čakacej listiny vytvorí rezervácia podľa ich poradia.

Ak umožníte ľuďom rezervovať si viac ako jedno miesto, tak ak niekto bude požadovať viac miest ako je dostupných, tak bude presunutý na čakaciu listinu.

Berte do úvahy, že automatické umiestnenie z čakacej listiny sa riadí nastavenými obmedzeniami nastavenými dole v záložke Spracovanie. Ak si teda nastavíte systém, že rezerváciu je možné vytvoriť až deň vopred, tak rovnaký limit sa vzťahuje na automatický presun z čakacej listiny.

Pridajte pole s lokalitou

V nastaveniach môžete určiť, kde sa lekcie konajú pomocou poľa "Lokalita" Ak máte viac lekcií, tak tu bude väčší priestor pre dodatočné informácie. Ak budete mať zverejnený rozvrh, tak sa táto informácia z poľa "Lokalita" takisto presunie do príslušných polí v Outlooku, iCal formáte alebo Google kalendári.

Lokalita

Nastavenie ceny a času

Tu si môžete tiež nastaviť cenu vášho eventu. Hodnota, ktorú tu zadáte slúži ako východisková - pri jednotlivých lekciách si cenu môžete upraviť. Kliknutím na Nastavenie ceny si môžete nastaviť pokročilé cenová pravidlá.

Uvedomte si prosím, že jednoduchým nastavením cien tu, ešte nebudú používatelia platiť. Môžete si nastaviť ceny len pre zobrazenie a platby si zariadite mimo. Viac informácií o tom, ako si nastaviť cenové pravidlá a platobné metódy nájdete na stránke Platby.

Pod Čas si nastavíte východiskovú dĺžku lekcií a upravíte, ako sa má čas zobrazovať používateľom. Zaokrúhlením všetkých časov na celé dni môže byť dobrý nápad pre prípad, keď používate rezervačný systém pre akcie, ktoré trvajú viac dní.

Cena

Nastavenie prístupu

Systém taktiež poskytuje východiskové nastavenie, ako sa používatelia majú hlásiť do systému. Napríklad či požadovať od účastníkov vytvorenie prihlasovacieho mena alebo umožniť rezerváciu komukoľvek kto vidí rozvrh. Viac o týchto nastaveniach nájdete na Nastavenia prístupu k rozvrhu.

Prístup k rozvrhu workshopu

Testovanie rozvrhu z pohľadu koncového používateľa

Zoberte do úvahy, že rezervačný systém vyzerá inak keď ste prihlásený ako administrátor ako keď je prihlásený koncový používateľ. Aby ste videli rozvrh z pohľadu bežného návštevníka, tak sa vpravo hore zo systému odhláste a prihláste sa ako bežný klient. Aby ste sa nemuseli stále odhlasovať a prihlasovať tak je pohodlné použiť druhý prehliadač. Jeden budete používať ako administrátor a druhý ako klient.

Pokiaľ chcete zobrazovať konkrétny rozvrh, tak odkaz naň nájdete na na stránke Prehľad. Používatelia sa k nemu môžu prihlásiť vpravo hore.

Používatelia fitness rozvrhu

Integrácia rezervačného systému do vášho webu

Akonáhle si overíte a vyskúšate, že všetko z pohľadu používateľov funguje ako má, tak rozvrh môžete nazdieľať svojim zákazníkom.

K dispozícii sú dve základné možnosti, ako sa používatelia môžu dostať k vášmu rozvrhu:

  1. Vytvoriť na vašom webe odkaz na rozvrh SuperSaaS.
  2. Vložiť stránku do rámu (iframe) do vášho webu.

Viac sa o tom dozviete na stránke s návodom Integrácia rozvrhu do vášho webu.

Príklady integrácie

Rezervačný systém sa môže zobraziť používateľom niekoľkými spôsobmi. Môže byť cez iframe integrovaný do vášho webu, alebo použitý v mobilnej verzii či len priamo nalinkovaný na web SuperSaaS.

Ak si chcete zmeniť vzhľad a farebnú schému rozvrhu, viac informácií nájdete v návode Zmena vzhľadu rozvrhu.