Správa rezervácií a zákazníkov

Sekcia Dohľad v rozvrhu rezervácií sa používa na bežnú každodennú správu rozvrhu. Tu môžete rezervácie prezerať, schvaľovať a odmietať. Vďaka denným, týždenným a mesačným prehľadom tiež môžete získať prehľad o tom, ako používatelia rozvrh používajú.

V sekcii Používateľ správa máte k dispozícii všetky údaje o používateľoch a môžete za nich tiež vytvárať nové rezervácie. Ak ste pre svojich používateľov zvolili iný termín, napr. „klienti“, bude sa táto sekcia volať „Klient správa“.

Na ovládacom paneli tiež nájdete funkcie Import a Export. Tieto funkcie umožňujú dáta používateľov importovať alebo exportovať v rôznych formátoch z/do rozvrhu rezervácií.

Prehliadanie rezervácií

Na stránke Dohľad > Prehľad môžete prehliadať všetky budúce schôdzky. K starým či zmazaným rezerváciám sa možno dostať cez odkazy Ukázať históriu a Ukázať kôš. Prehľad rezervácií je možné zoradiť kliknutím na hlavičky stĺpcov. Pokiaľ má rozvrh viacero zdrojov alebo služieb, zobrazí sa aj rozbaľovacia ponuka pre filtrovanie rezervácií podľa konkrétneho zdroja alebo služby.

Pomocou vyhľadávacieho poľa pod prehľadom je možné z rozvrhu vypísať iba rezervácie konkrétnej osoby. Ďalší spôsob, ako je možné nájsť rezervácie konkrétnej osoby (naprieč rozvrhmi), je pomocou sekcie Používateľ správa.

Informácie, ktoré sa v prehľade zobrazujú, možno konfigurovať na stránke Nastavenie > Vzhľad. Tam je možné vybrať, ktoré povinné alebo voliteľné polia rezervácií, vrátane vlastných polí, sa majú vo výpisoch, ako je to tento prehľad, zobrazovať ako stĺpec.

Vyberte polia, ktoré sa majú zobrazovať v zoznamoch

Na pravej strane každého záznamu uvidíte ešte ďalšie dve ikony. Po kliknutí na ikonu rozvrhu sa toto stretnutie/slot zobrazí v rozvrhu. Ikona úprav slúži pre vykonávanie zmien v stretnutí/slote (pozri nižšie). V kapacitnom rozvrhu sa tiež môžete pozrieť na rezervácie v konkrétnom slote pomocou ikony lupy .

Pri rozvrhoch nastavenými pre platby alebo schvaľovanie systém zobrazí aj stĺpec s rôznymi symbolmi, napríklad + alebo C. Po nabehnutí myšou na ktorýkoľvek zo symbolov sa zobrazí pop-up okno s vysvetlením symbolu. Tiež sa môžete pozrieť na zoznam všetkých týchto stavových kódov.

Manuálne schvaľovanie rezervácie

Ak pracujete s administrátorským schválením, uvidíte v prehľade rezervácií tiež ikonu P („pending“) pri rezerváciách čakajúcich na schválenie alebo + pri rezerváciách, ktoré sú už schválené, prípadne +©, ak používateľ zaplatil kreditom. Pri zobrazení rozvrhu sú rezervácie, ktoré je potrebné ešte len schváliť, podfarbené svetlejšou farbou. Administrátori si môžu tiež nastaviť, aby im prišiel pri každej požiadavke o schválenie e-mail (pozri Nastavenie procesu rezervácie).

Pre schválenie rezervácie kliknite pri príslušnej rezervácii na ikonu pre úpravu. V zobrazenom pop-up okne uvidíte namodro stav rezervácie a tiež budete môcť rezerváciu Schváliť. Ak je už rezervácia schválená, bude zobrazené tlačidlo Vrátiť, ktoré schválenie rezervácie opäť zruší.

Ak chcete, aby aj iné osoby dostávali žiadosti o schválenie, nastavte si v e-maile automatické preposielanie. Vo väčšine e-mailových klientov je možné nastaviť preposielanie podľa predmetu e-mailu, takže nie je problém napríklad preposielať žiadosti o schválenie konkrétnej triedy konkrétnemu vyučujúcemu.

K prehľadu rezervácií majú prístup aj superpoužívatelia. V predvolenom nastavení majú superpoužívatelia právo v rozvrhu schvaľovať rezervácie. Pokiaľ toto nechcete, odznačte v sekcii Nastavenie > Prístup pole Povoliť superpouživateľom meniť rezervácie iných ľudí (pozri tiež Prístupové práva superužívateľov)

Vytváranie rezervácií za iné osoby

Ak niekto vytvorí rezerváciu telefonicky alebo e-mailom, pravdepodobne ju budete chcieť zaniesť do kalendára sami. Pretože ste ale prihlásení ako administrátor, rezervácia bude patriť administrátorovi. Aby sme sa tomuto vyhli, môžeme „konať ako niekto iný“.

Najskôr prejdeme do sekcie Používateľ správa. Môžete konať len za ľudí, ktorí sú už zaregistrovaní. Pokiaľ chcete konať za človeka, ktorý nie je zaregistrovaný, vytvorte pre neho nového používateľa.

Potom kliknite na modrú šípku vpravo od údajov používateľa. Ocitnete sa na ovládacom paneli, kde si môžete vybrať rozvrh pre vykonanie rezervácie. V hornom paneli bude vpravo od vášho prihlasovacieho mena zobrazené prihlasovacie meno/e-mailová adresa osoby, za ktorú konáte.

Ak teraz urobíte rezerváciu, bude pri nej meno osoby, za ktorú konáte, nasledované lomkou a menom administrátora alebo superpoužívateľa, ktorý rezerváciu vytvoril. Vďaka tomu sa bude rezervácia zobrazovať v agende používateľa, a ak je nastavené odosielanie e-mailov s potvrdením a upozornením, sú tieto tiež odosielané správnej osobe.

Indikátor konania za iného používateľa v hornom paneli

Po dobu, kedy konáte za niekoho iného, máte stále všetky svoje oprávnenia. Ak ste teda obmedzili viditeľnosť informácií pre bežných používateľov, v priebehu konania za iné osoby ich uvidíte.

Pokiaľ chcete konanie za inú osobu ukončiť, stačí kliknúť na jej meno v pravom hornom rohu obrazovky.

Pamätajte na to, že ak váš rozvrh nevyžaduje od používateľov registráciu, nebude za nich možné konať. Pre neregistrovaných používateľov ale môžete vytvárať rezervácie ako administrátor a potom im posielať potvrdzovacie e-maily. Aby to bolo možné, odznačte voľbu Použiť e-mailovú adresu ako prihlasovacie meno v sekcii Nastavenie prístupu a povoľte pole pre e-mail v sekcii Nastavenie > Spracovať. Potom budete môcť do rezervácií, ktoré vytvoríte ako administrátor, napísať aj e-mailovú adresu. Ak máte nastavené potvrdenia e-mailom, odošle sa potvrdenie automaticky.

Prehľady

Na stránke Dohľad > Prehľady je k dispozícií niekoľko štandardných prehľadov. Pomocou rôznych polí pre výber získate prehľad o celkovom priebehu rezervácií alebo o využití za deň, týždeň alebo mesiac v určitom období. Dáta, ktoré boli pre generovanie grafu/prehľadu použité, si môžete stiahnuť vo formátoch CSV alebo XLS kliknutím na ikonu .

Pamätajte na to, že ak potrebujete iba nespracované dáta s rezerváciami za určité časové obdobie, je lepšie použiť sekciu Dohľad > Na stiahnutie. Z týchto dát si potom môžete pre potreby on-line rezervácií vygenerovať vlastné prehľady v Exceli, Numbers alebo Google Docs.

Správa používateľov

Údaje o zákazníkoch či používateľoch sú prístupné cez sekciu Používateľ správa. Ak pracujete s kreditovým systémom, môžete k zmene kreditu používateľa použiť tlačidlo . Podobne môžete zmeniť úlohu používateľa z bežného používateľa na superpoužívateľa, alebo mu môžete dokonca úplne zablokovať prístup k vášmu rezervačnému systému.

Ak sa niektorý z registrovaných používateľov správa nevhodne, neodporúčame jeho účet zmazať, pretože si ho používateľ môže zaregistrovať znovu. Namiesto toho odporúčame účet používateľa zablokovať. Zablokovanie používateľa je možné vykonať kliknutím na ikonu pre úpravu a vybraním možnosti v sekcii „roly“. Ak kliknete na ikonu lupy pri používateľovom profile, uvidíte všetku jeho aktivitu. Čokoľvek, čo sa vám nebude páčiť, je možné tak ľahko vrátiť.

Funkciu Export nájdete v pravom menu na ovládacom paneli. Môžete ju použiť pre stiahnutie všetkých detailov zadaných pri registrácii vo formátoch CSV, XLS, XML alebo VCF/vCard. Pokiaľ chcete v dátach vykonávať hromadné zmeny, môžete si databázu zákazníkov vyexportovať do formátu CSV. Po vykonaní zmien v CSV súbore ho opäť uložte ako CSV súbor oddelený čiarkami a nahrajte ho do systému funkciou Import. Upozorňujeme, že funkcia Import dokáže spracovať iba súbory oddelené čiarkami (CSV).

Riešenie problémov

Ak sa počas importu vyskytne chyba, napríklad „Malformed CSV: invalid byte sequence in UTF-8“ (poškodený súbor CSV: neplatné poradie bajtov v UTF-8), prekontrolujte nasledujúce:

Uistite sa, že ste súbor uložili vo formáte CSV.
Niekedy spôsobujú problémy písmená s diakritikou, napr. „é“. Tieto znaky je možné vymazať manuálne, ale všeobecne býva rýchlejšie súbor skopírovať do Google Docs a nahrať ho odtiaľ.
Uistite sa, že je súbor oddeľovaný čiarkami. Staršie verzie Excelu niekedy súbor ukladajú vo formáte, ktorý je oddeľovaný bodkočiarkami. Aj tento problém vie vyriešiť vyššie spomínaná metóda s Google Docs.