Nastavenia obmedzení pre rezervácie
Pomocou obmedzení môžete riadiť správanie rozvrhu aj používateľov. Môžete tak podrobne nastaviť, koľko rezervácií je možné vytvárať a v ktorých časoch.
Obmedzenia pre rozvrhy
Na stránke Nastavenie > Zdroje (pri servisných rozvrhoch Nastavenie > Služby) nájdete niekoľko nastavení pre obmedzenie používania rozvrhu. Môžete tu nastaviť limity pre používateľa a/alebo pre slot. Pomocou rôznych časových obmedzení môžete riadiť, kedy môžu používatelia rezervovať určité zdroje alebo služby.
Limity pre používateľov
Pri všetkých typoch rozvrhov je možné nastaviť, koľko rezervácií môžu používatelia vytvoriť za deň, týždeň alebo mesiac, a to celkovo alebo len v budúcnosti. Tieto obmedzenia sa môžu hodiť, ak máte napríklad členov a potrebujete každému z nich povoliť iba určitý počet rezervácií za týždeň.
Obmedzenia pre slot
Okrem limitov na používateľa umožňujú kapacitné rozvrhy obmedziť aj počet rezervácií, ktoré je možné vytvoriť v slote (štandardná kapacita pre slot). Je možné tiež nastaviť, či si môže jeden používateľ vytvoriť v jednom slote viac rezervácií. Táto možnosť pridá do dialógu pre vytvorenie rezervácie pole „Množstvo“, kde môžu používatelia uviesť napríklad počet sedadiel, ktoré chcú zarezervovať.
V predvolenom nastavení sú informácie o kapacite viditeľné pre všetkých používateľov. Ak ich schováte, bude sa namiesto nich zobrazovať len informácia o tom, či je slot voľný alebo nie.
Je možné tiež povoliť jednému používateľovi vytvorenie viac rezervácií v jednom slote. Používatelia tak môžu cez svoj účet vytvárať napríklad rezervácie pre svojich priateľov.
Čakacia listina
Ak obmedzíte kapacitu slotov, môžete povoliť preplnenie kapacity. Akonáhle sa naplní kapacita slotu, sú ďalšie rezervácie umiestnené na čakaciu listinu. Preplnenie kapacity je možné povoliť buď iba superpouživateľom a administrátorom, alebo ho môžete povoliť všetkým používateľom rozvrhu. Pokiaľ máte preplnenie kapacity povolené všetkým, potom môžete nastaviť, aby sa používatelia na čakaciu listinu umiestňovali automaticky, alebo aby si mohli vybrať, či na čakaciu listinu chcú byť umiestnení.
Môžete si vybrať, či sa má používateľom z čakacie listiny automaticky vykonať rezervácia, ak je iná rezervácia zrušená, alebo či toto chcete vykonať ručne.
Používateľ umiestnený na čakaciu listinu bude upozornený podľa všeobecných nastavení pre upozorňovanie. Ak sú povolené upozornenia e-mailom, budú používatelia pri umiestnení z čakacej listiny dostávať tiež potvrdenie e-mailom.
Po povolení funkcie čakacej listiny sa v sekcii Vyžiadanie platby alebo schválenie? na karte Nastavenie > Spracovať objavia ďalšie nastavenia, ktoré umožnia používateľom na čakacej listine zaplatiť až po umiestnení z čakacej listiny.
Obmedzenie času
V závislosti od typu rozvrhu máte niekoľko možností obmedzenia dĺžky a/alebo času začiatku rezervácie.
Dĺžka rezervácie
Pri kapacitných rozvrhoch je dĺžka rezervácie daná dĺžkou slotu. Štandardnú dĺžku slotu je možné nastaviť na stránke Nastavenie > Zdroje. Táto dĺžka sa bude používať pre všetky nové sloty, ktoré v kalendári vytvoríte. Dĺžku jednotlivých slotov je však možné zo štandardnej hodnoty ľahko zmeniť ako pri vytváraní slotu, tak aj po jeho vytvorení. Zmena dĺžky alebo popisu slotu, alebo presunutie slotu na iný dátum nijako neovplyvní rezervácie, ktoré slot obsahuje.
Pri zdrojovom rozvrhu si môžete vybrať z troch spôsobov určenia dĺžky rezervácie. Môžete čas začiatku a konca rezervácie nechať na používateľoch, používať pevné dĺžky rezervácií alebo nastaviť, aby dĺžka rezervácie závisela na zdroji alebo službe vybranej z rozbaľovacej ponuky – tzv. „výber dĺžky“.
Ak zvolíte prvú možnosť, môžete okrem štandardnej dĺžky nastaviť aj vynucovanie minimálnej a maximálnej dĺžky. Ak vyplníte pole Voľný čas, bude medzi po sebe idúcimi rezerváciami ponechaná nejaká doba – napríklad v prípade, že medzi dvoma rezerváciami potrebujete čas na upratovanie.
Ak vyberiete možnosť, aby rezervácie mali pevnú dĺžku, bude pole pre štandardnú dĺžku použité ako dĺžka pre všetky rezervácie. V takom prípade je obvykle tiež vhodné nastaviť nejaký čas medzi po sebe idúcimi rezerváciami pomocou poľa Voľný čas.
Po vybraní tretej možnosti sa objaví nové textové pole, do ktorého je potrebné zadať všetky možnosti dĺžky – na každý riadok jednu možnosť. Každý riadok môže obsahovať krátky popis zdroja/služby nasledovaný dobou trvania vo formáte H:MM alebo D:HH:MM. Voliteľne môžete pridať cenu (pozri tiež Zobrazovanie cien).
Obmedzenie času začiatku
Okrem dĺžky rezervácií môžete v rozvrhu tiež nastaviť, aby si používatelia mohli vytvárať iba rezervácie, ktoré začínajú v určitých časoch. Buď môžete nastaviť konkrétne časy, napr. 9:00, 9:30, 10:00 atď., alebo môžete nastaviť tzv. „model“. Napríklad model *:00, *:20, *:40 povolí iba vytváranie rezervácií, ktoré začínajú v akúkoľvek celú hodinu, 20 minút po celej a 40 minút po celej.
Po povolení voľby bude pre rezerváciu dostupné vždy iba jedno miesto. Používatelia tak musia vytvárať rezervácie, ktoré na seba nadväzujú – dá sa tak vyhnúť voľným miestam medzi rezerváciami, tento koncept sa niekedy nazýva „cluster booking“ (zoskupené rezervácie). Ak je nejaká rezervácia zrušená, otvorí sa vzniknuté miesto následne ako prvé, aby sa medzera zaplnila. Ako administrátor budete mať však stále možnosť vytvárať rezervácie kdekoľvek kliknutím na čas začiatku a jeho úpravou.
Ak nepoužívate obmedzenie času začiatku, môžu rezervácie začínať teoreticky kedykoľvek. Môže teda byť vhodné nastaviť aspoň zaokrúhľovanie času. Vyhnete sa tak tomu, aby si používatelia rezervovali nepravidelné časy, napríklad 12:07 až 12:23, čo by spôsobilo v rozvrhu zbytočné prestoje. Ak používate zaokrúhľovanie času aj obmedzenie začiatku, bude sa zaokrúhľovať len čas konca rezervácie.
Ak vyberiete Zaokrúhliť časy na najbližší deň, používateľské rozhranie nebude zobrazovať hodiny a minúty. Je to vhodné pre udalosti trvajúce niekoľko dní, ako je napríklad prenájom chaty, kedy nie je praktické určovať čas v minútach. Ďalej môžete nastaviť otváraciu dobu a pridať špeciálne dni, ako sú štátne sviatky alebo dovolenky. Otváracia doba obmedzí čas, kedy klienti môžu rezervácie vytvárať. Nastaviť ju je možné na kartách Dohľad > Otváracia doba / Špeciálne dni.
Obmedzenie procesu
Okrem vyššie uvedených obmedzení v rozvrhu existuje tiež niekoľko časových obmedzení týkajúcich sa samotného procesu rezervácie.
Vytváranie a zmena rezervácií
Pomocou Nastavenie > Spracovať môžete nastaviť časy, kedy je možné rezervácie pridávať a kedy už nie je možné rezervácie upravovať ani rušiť.
Ak používateľom povolíte rezerváciu iba jeden deň dopredu, budú môcť vytvoriť rezerváciu na 14:00 ďalšieho dňa, iba ak už dnes bolo 14:00. Ak chcete povoliť rezervácie v celom dni, vyberte .
Obmedzenia týkajúce sa interakcií v servisných rozvrhoch
Pri servisných rozvrhoch závisí správanie systému na dostupnosti jednotlivých zdrojov, na ktorých je služba závislá. Pri rozvrhoch závislých zdrojov je možné nastaviť niekoľko obmedzení:
- Otváracia doba
- Špeciálne dni, napr. sviatky
- Obmedzenia, ako dlho dopredu je možné rezervácie vytvárať
- Obmedzenie celkového počtu rezervácií alebo počtu rezervácií za určitý časový úsek
- Kontrola dostupnosti v synchronizovanom Google kalendári
Časové obdobie je dostupné, iba ak vyhovuje všetkým obmedzeniam, vrátane obmedzení týkajúcich sa jednotlivých zdrojov, na ktorých je služba závislá.
Na stránke „Dohľad“ je dole na záložke „Otváracia doba“ pri každom rozvrhu sekcia, kde je možné nastaviť, ako sa budú údaje o dostupnosti používať, a tiež označovacie pole, po jeho označení tieto obmedzenia nebudú platiť pre administrátora. Pokiaľ tu nejaké obmedzenie vypnete, vypne sa toto obmedzenie tiež v závislých službách.
Všetky ostatné nastavenia platia len pre rezervácie vytvorené v príslušnom rozvrhu. Posiela sa len jedno e-mailové potvrdenie a jedna e-mailová pripomienka, a to podľa nastavení potvrdenia v rozvrhu, kde používateľ vykonáva rezerváciu. Nastavenia e-mailov pre súvisiace zdroje sa neberú do úvahy. Tiež nastavenia cien a platieb sú načítané z rozvrhu, kde používateľ rezerváciu vytvára.