Vytlačiť stránku

Synchronizácia s inými kalendármi

Funkcie uvedené na tejto stránke sú dostupné iba platiacim zákazníkom. Môžete si ich však vyskúšať na týždeň kliknutím na tlačidlo „Začiatok skúšky zadarmo“ na stránke „Synchronizácia“.

SuperSaaS podporuje niekoľko spôsobov prepojenia rezervačných rozvrhov s inými on-line kalendármi. Informácie o dostupnosti v rozvrhu je možné načítať z Google Kalendára a tiež je možné informácie o rezerváciách odosielať z rozvrhov do kalendárových programov, ako je napríklad Outlook na počítači alebo v telefóne.

Načítanie informácií o dostupnosti z Google Kalendára do SuperSaaS
Zobrazenie rezervácií zo SuperSaaS v externom kalendári

Načítanie informácií o dostupnosti v SuperSaaS z osobného kalendára

SuperSaaS je možné pripojiť ku Google Kalendáru a potom z neho použiť informácie o voľne/obsadenosti ako dostupnosť v SuperSaaS. Pokiaľ chcete informácie o voľne/obsadenosti načítavať z programu, ako je napríklad Outlook, musíte najprv nastaviť synchronizáciu Outlooku s Google Kalendárom.

Google Kalendár

Keď Google Kalendár pripojíte s rozvrhom SuperSaaS, schôdzky z Google Kalendáre sa budú v rozvrhu SuperSaaS zobrazovať ako nedostupné miesta. Zákazníci sa tak môžu rezervovať iba v časoch, kedy im to umožní ako váš osobný kalendár, tak i otváracie hodiny. Synchronizované sú iba informácie o dostupnosti/nedostupnosti, zákazníci teda neuvidia pri osobných schôdzkach žiadne údaje. Ak by ste radšej synchronizovali rozvrh SuperSaaS do Google Kalendára, pozrite na tento návod.

Tento typ synchronizácie sa môže hodiť aj pre definovanie komplexných otváracích dôb. V Google Kalendári môžete vytvoriť komplexný súbor opakujúcich sa udalostí, ktoré nechajú voľnú otváraciu dobu.

Synchronizáciu je možné nastaviť nasledujúcim postupom:

  1. V Google Kalendári ukážte na meno kalendára, ktorý chcete synchronizovať, a kliknite na šípku pre zobrazenie menu.
  2. Vyberte Zdieľať tento kalendár
    Kliknite na Zdieľať
  3. Vyberte Urobiť tento kalendár verejným a Zobraziť iba informácie o dostupnosti (skryť podrobnosti).
  4. Kliknite na Podrobnosti kalendára a skopírujte ID kalendára v poli Adresa kalendára (viď obrázok nižšie). Ak máte len jeden Google Kalendár, bude ID pravdepodobne váš e-mail. ID Google Kalendára
  5. Na ovládacom paneli prejdite do Dohľad > Synchronizovať. Tu môžete vyplniť ID kalendára. Po kliknutí na Uložiť zmeny systém skontroluje prepojenia a hore sa zobrazí správa o tom, či bolo prepojenie úspešné.

Potom bude SuperSaaS pravidelne kontrolovať, či sa vo vašom Google Kalendári niečo nezmenilo. Intervaly aktualizácií informácií o dostupnosti z Google Kalendára závisia na tom, ako často ľudia pristupujú k rozvrhu. Keď niekto príde na rozvrh, systém skontroluje, či je aktuálna verzia informácií o dostupnosti staršia ako 15 minút. Ak áno, potom informácie aktualizuje. Aktualizácia môže trvať pár sekúnd a aktualizované informácie sa môžu zobraziť až po druhom obnovenie stránky. Pre používateľov by toto nemal byť problém, pretože predtým, než môžu vytvoriť rezerváciu, prejdú niekoľko stránok. Aktualizácie sa prijímajú až 5 mesiacov do budúcnosti. Odporúčame teda nastaviť, aby si používatelia nemohli vytvárať rezervácie na dlhšiu dobu dopredu.

Ak si chcete do Google Kalendára uložiť udalosť, ale nechcete, aby sa potom v SuperSaaS zobrazovala ako nedostupnosť, kliknite v Google Kalendári na Upraviť Udalosť a vyberte možnosť Ukázať ma ako: K dispozícii. Ak chcete mať možnosť vytvárať rezervácie v časoch, ktoré sú v Google Kalendári označené ako nedostupné, kliknite na Povoliť administrátorovi ignorovať všetky časové obmedzenia na záložke s otváracou dobou.

Riešenie problémov

V Google Kalendári aj v SuperSaaS skontrolujte, že máte nastavené správne časové pásmo. Časové pásma nemusia byť v oboch kalendároch rovnaké, ale ak sa budú líšiť, budú sa časy prepočítavať. Skontrolujte teda, že k prepočtu naozaj dochádza.

Použitie informácií o dostupnosti z Outlooku v SuperSaaS

Pre aktualizovanie dostupnosti z kalendára v Outlooku je potrebné najskôr nastaviť synchronizáciu Outlooku a Google Kalendára pomocou niektorého z programov tretej strany. Google Kalendár je zadarmo a jeho založenie je jednoduché. V Google Kalendári teda nemusíte rozvrh aktívne spravovať, stačí ho použiť ako prepojenie medzi Outlookom a SuperSaaS.

Pre synchronizáciu je k dispozícii niekoľko programov:

  • gSyncit (zadarmo pre synchronizáciu jedného kalendára)
  • Sync2
  • Sync Mac (pre používateľov Macu, synchronizácia kalendárov zadarmo)

Vy budete potrebovať len synchronizáciu kalendára v Outlooku s Googlom, nepotrebujete synchronizovať kontakty, ani úlohy. V pokročilých možnostiach je možné nastaviť frekvenciu synchronizácie – tá môže byť napríklad 5 minút, ale aj menej.

Akonáhle máte nastavenú synchronizáciu medzi Outlookom a Google Kalendárom, stačí už len nastaviť synchronizáciu medzi SuperSaaS a Google Kalendárom (pozri vyššie). Po dokončení prvej synchronizácie budú časy, kedy ste v Outlooku nedostupný, v rozvrhu SuperSaaS blokované.

Publikácie rozvrhu SuperSaaS do iného kalendárového programu

Svoj rozvrh môžete publikovať do akéhokoľvek kalendárového programu, ktorý podporuje odber štandardného iCal feedu – napríklad Microsoft Outlook, Apple iCalendar alebo Google Kalendár. Odkaz na iCal je jednosmerný – keď niečo v rozvrhu SuperSaaS zmeníte, po synchronizácii sa zmena premietne napríklad do kalendára v Outlooku. V Outlooku ale nie je možné tieto udalosti meniť. Pre zobrazenie rezervácií v kalendári v telefóne je možné tiež použiť webcal odkaz. Všeobecne je na telefóne ale lepšie použiť mobilnú verziu nášho webu (m.supersaas.com), kde môžete rezervácie aj upravovať.

Synchronizáciu je možné nastaviť nasledujúcim postupom:

  1. Pre nastavenie odberu je najprv potrebné nájsť „webcal“ odkaz na konkrétny kalendár SuperSaaS. Nájdete ho v nastaveniach Dohľad > Synchronizovať
  2. Ak používate Google Kalendár, budete najskôr musieť prejsť do hlavnej stránky kalendára a potom kliknúť na šípku vedľa Iné kalendáre.
  3. V menu vyberte Pridať pomocou adresy URL a zadajte webcal odkaz.
Vyberte Pridať pomocou adresy URL Vložte adresu
Intervaly, v ktorých Google informácie aktualizuje, nemôžeme ovplyvniť a môžu trvať aj niekoľko hodín. Aktualizácie do Microsoft Outlooku v predvolenom nastavení zvyčajne bývajú okolo 15 minút.

Dáta z odoberaného kalendára sú oddelené od ostatných udalostí v kalendári – v Google Kalendári ich nájdete v sekcii Iné kalendáre. Pretože kalendáre nie sú zlúčené, môžete odoberaný kalendár zmazať, bez toho aby to ovplyvnilo iné udalosti.

Pokiaľ chcete rezervácie z kalendára SuperSaaS importovať do svojho kalendárového programu, môžete si ich stiahnuť v sekcii Dohľad > Na stiahnutie a potom ich nahrať do kalendárového programu. Rezervácie sa potom ale nebudú aktualizovať automaticky. Môžete však urobiť malý kompromis – V SuperSaaS je možné nastaviť, aby sa vám automaticky pri novej rezervácii odosielalo potvrdenie e-mailom s priloženým malým iCal súborom. Potom môžete rezerváciu pridať do svojho kalendára jedným kliknutím. iCal prílohu je možné pridať tak, že do potvrdzovacieho e-mailu napíšete magické slovo $ical.

Intervaly, v ktorých prebieha aktualizácia dát, závisí na kalendárovom programe, nie na SuperSaaS. Protokol iCal je pomerne nešetrný, pretože pri každej aktualizácii prenáša všetky kalendárové dáta. Preto väčšina programov radšej neaktualizuje príliš často. Naviac protokol iCal povoľuje odoslanie iba obmedzeného množstva dátových polí. To znamená, že sa nebude prenášať žiadne z vlastných polí definovaných v SuperSaaS.

Ak ste programátor, môžete tieto obmedzenia obísť použitím SuperSaaS API. Je to efektívnejšie a podporované sú všetky dostupné polia. Je k tomu však potrebný dostatok technických znalostí pre vytvorenie rozhrania.

Rozhranie iCal nepodporuje žiadny spôsob autorizácie. Ak sa teda obávate, že niekto nájde webcal odkaz a bez vášho vedomia ho bude používať, môžete odkaz zablokovať. Na záložke Nastavenia > Prístup dole na obrazovke nájdete pole Zablokovať prístup programom s kalendárom. Po označení bude synchronizácia cez iCal zakázaná.