Rozvrh schôdzok

Tento návod popisuje online rozvrh schôdzok pre jazykové lekcie, ktoré vyžadujú oddelenú dostupnosť určitého počtu učiteľov a zdrojového rozvrhu. Je to príklad servisného rozvrhu, ktorý je pripojený k zdrojovému rozvrhu.

Ak potrebujete udalosti skupiny, ako sú triedy, je lepšou možnosťou návod pre kapacitný rozvrh. Ak plánujete rozvrh iba pre jednu osobu, stále môžete servisný rozvrh používať samostatne alebo môžete použiť návod k zdrojovému rozvrhu.

Venujte pozornosť tomu, že sú medzi nimi drobné rozdiely a niektorí zo zákazníkov preferujú vzhľad servisného rozvrhu. Kým zdrojový rozvrh umožňuje opakovanie schôdzok a ľubovoľnú dĺžku schôdzok, servisný rozvrh umožňuje, aby služby brali do úvahy dostupnosť niekoľkých zdrojov.

Tento návod možno použiť aj pre služby, ako sú opravy vozidiel alebo telekonferencie, ktoré vyžadujú dostupnosť samostatných zdrojov. Tieto pokyny môžete upraviť, aby vyhovovali vašim špecifickým potrebám.

Rezervácia služby

Ak ponúkate viac služieb, vaši zákazníci si budú môcť vybrať zo zoznamu.

Použite nasledujúce kroky na zoznámenie sa s tým, ako vytvoriť rozvrh schôdzok pre niekoľko typov jazykových lekcií, ktoré vyžadujú dostupnosť rôznych učiteľov (ako zdrojov).

Tento návod popisuje nasledujúce úpravy:

Používanie rozvrhu na ponúkanie rôznych služieb
Pripojenie servisného rozvrhu k zdrojovému rozvrhu
Inkasovanie platieb za každú rezervovanú službu

Konečný výsledok si môžete prezrieť na demo stránke jazykovej školy.

Nastavenie rozvrhu v 5 jednoduchých krokoch

Akonáhle ste vytvorili nový účet, najefektívnejším spôsobom je nastavenie rozvrhu schôdzky pomocou testovacieho cyklu:

Krok Nastavenie základného rozvrhu pomocou sprievodcu

Kým začnete

Aby ste mohli postupovať podľa krokov v tomto výukovom programe, musíte nastaviť účet a vytvoriť samostatný zdrojový rozvrh. Je bezplatný a k jeho vytvoreniu vám stačí iba platná e-mailová adresa. Prihláste sa do svojho účtu, aby ste mali prístup k svojmu ovládaciemu panelu.

Výber typu rozvrhu

Kliknite na Nový rozvrh v ponuke vpravo na svojom ovládacom paneli. Budete presmerovaný na Sprievodca novým rozvrhom, kde môžete zvoliť správne predvolené nastavenie svojho rozvrhu schôdzky.

Najprv musíte vytvoriť samostatný zdrojový rozvrh obsahujúci dostupnosť učiteľov. Zdrojový rozvrh (ktorý umožňuje ľuďom rezervovať čas s konkrétnou osobou, položkou alebo na konkrétnom mieste) je ideálnym rozvrhom pre plánovanie času učiteľov tak, aby sa im neprekrývali dve stretnutia.

Zvoľte Zdrojový rozvrh, potom zvoľte Rezervačný systém, ktorý od klientov vyžaduje prihlásenie, aby mohli vytvoriť rezerváciu. Potom vyberte možnosť Viac, ako jedna, aby ste mohli pridať niekoľko zdrojov. V tomto výukovom programe pridajte „Ktorýkoľvek učiteľ“, „Martin“ a „Michal“.

Ďalej dajte rozvrhu názov „Učitelia“. Uistite sa, že časové obmedzenia sú nastavené podľa časov, ktoré chcete mať vo svojom servisnom rozvrhu.

Návod pre zdrojový rozvrh popisuje, ako vykonať nastavenie. Rovnako môžete postupovať podľa krokov v tomto výukovom programe, ale namiesto „Terapeut“ nazvite svoj rozvrh „Učitelia“.

Teraz ste pripravení vrátiť sa na svoj ovládací panel a nastaviť rozvrh schôdzok. Kliknite na tlačidlo Nový rozvrh na pravej strane obrazovky. Pretože dostupnosť jazykových lekcií závisí od dostupnosti učiteľov v samostatnom zdrojovom rozvrhu, zo zoznamu možností vyberte Servisný rozvrh.

Je dôležité zvoliť správny typ rozvrhu, pretože sa dá zmeniť len tak, že začnete s novým typom rozvrhu znova od začiatku.

Zadajte názov rozvrhu

Názov rozvrhu schôdzok v kombinácii s názvom vášho účtu vytvorí URL, ktorý uvidia vaši klienti vo svojom prehliadači, keď budú používať váš rozvrh. Zadajte stručný, ale výstižný názov rozvrhu.

Názov môžete neskôr kedykoľvek zmeniť (rovnako ako názov účtu). Nezabudnite, že ak tak urobíte, zodpovedajúcim spôsobom sa zmení webová adresa rozvrhu a budete musieť informovať svojich používateľov. V tomto príklade zadajte „Hodiny konverzácie“ a kliknite na Ďalšie.

Zoznam vašich služieb a pripojenie zdrojov

Teraz môžete prechádzať zoznam vašich služieb a podľa potreby použiť štandardné hodnoty trvania.

Ak už ste vytvorili zdrojový rozvrh, môžete pomocou voliča vedľa každej služby definovať, ktorý zdroj je / ktoré zdroje sú potrebné, aby služba mohla byť dostupná. Ak ste to už neurobili, môžete to teraz nastaviť podľa nasledujúceho výukového programu pre zdrojový rozvrh.

Ako prvú službu zadajte „Anglická konverzácia Začiatočník“ a pripojte ju k zdrojovému rozvrhu „Učitelia“. Ak všetci učitelia hovoria anglicky, môžete aktivovať zdroje prostredníctvom odkazu „Ktorýkoľvek učiteľ“. Taktiež môžete stanoviť otváracie hodiny a časové obmedzenia.

Zadajte druhú službu, napríklad „Francúzska konverzácia Začiatočník“, a pretože iba Martin vyučuje francúzštinu, môžete zvoliť zdroj „Martin“ zo zdroja „Učitelia“.

Prípadne, keď budete chcieť nastaviť len jednu službu, polia s výberom dostupných služieb sa skryjú.

Kliknutím na Dokončiť sa rozvrh aktivuje (online). Krok 2 vám pomôže otestovať váš rozvrh a skontrolovať, či funguje očakávaným spôsobom.

Krok Vyskúšajte rozvrh či pracuje podľa očakávania

Ak chcete používať svoj rozvrh ako správca, kliknite na Použiť v ponuke. To je viditeľné, iba keď ste prihlásený ako administrátor.

Normálny používatelia uvidia rovnaký rozvrh schôdzok, ale s menej možnosťami. Tlačidlo Použiť nájdete na svojom ovládacom paneli.

K svojmu ovládaciemu panelu získate rýchly prístup kliknutím na odkaz v pravom hornom rohu vašej obrazovky. Taktiež si môžete vytvoriť záložku vo svojom prehliadači.

Rezervácia lekcie

Ak ste vytvorili viac ako jednu lekciu, uvidíte ich v stĺpci na ľavej strane vášho ovládacieho panelu. Keď chcete rezervovať lekciu, kliknite na jeden z dostupných časových úsekov a upravte podrobné informácie.

Ak kliknete na Vytvoriť rezerváciu, rozvrh sa aktualizuje a zobrazí vašu rezerváciu, a upraví zodpovedajúcim spôsobom dostupnosť. Ak chcete upraviť stretnutie, znovu na ňu kliknite a urobte tak zmeny. Pred zatvorením kliknite na Aktualizovať rezerváciu, inak dôjde k strate vykonaných zmien.

Schôdzky, ktoré sú prepojené so zdrojmi, sa zobrazia v zdrojových rozvrhoch, ale nemôžu tu byť upravované. Po kliknutí na zdroj sa zobrazí odkaz na servisný rozvrh, kde sa rezervácia dá editovať. Aj keď sa rezervácia objaví vo viacerých prepojených rozvrhoch, do počtu budúcich rezervácií (od ktorých sa odvíja cena predplatného) bude započítaná iba raz.

Krok Úprava nastavení

Teraz máte vytvorený základný rozvrh schôdzok pre hodiny konverzácie a môžete začať s nastavením, aby vyhovoval vašim požiadavkám.

Kliknutím na Nastavenia prejdete na Prehľad sa súhrnom rôznych možností, ktoré môžete upravovať. Tu môžete dočasne zablokovať rozvrh schôdzok, alebo ho úplne zmazať.

Nastavenie služieb

V záložke Služby nájdete zoznam dostupných služieb a ich previazanie na zdroje. V hornej časti obrazovky môžete vytvárať a meniť svoje služby. Na riadku s nimi môžete kliknúť a ťahaním môžete zmeniť poradie, v ktorom sú služby zoradené.

Vytvorenie novej služby

Keď kliknete na tlačidlo Nová služba alebo na ikonu editácia existujúcej služby, zobrazí sa okno, kde môžete zadať podrobné informácie. Taktiež môžete zmeniť farbu služby kliknutím na farebný box v pravom hornom rohu okna.

Voľba Skrytý (vedľa voľby Normálny) umožňuje vytvoriť službu, ktorá je dostupná iba pre administrátora alebo superpoužívateľa. Skryté služby sa neobjavia v zozname služieb, ktoré vidia vaši klienti.

V poli v dolnej časti editačného okna môžete zadať popis vašej služby, ktorý sa objaví v kalendári, keď je vybraná daná služba. Môže obsahovať formátovanie a obrázky, ale všimnite si, že tu môžete zadať iba link na obrázky, ktoré sú dostupné online.

Pokiaľ chcete ako administrátor alebo superpoužívateľ voliteľne nastaviť rôznu dĺžku služby, môžete zaškrtnúť polia Povoliť superpoužívateľom a administrátorom obísť všetky časové obmedzenia na záložke Prístup. Toto nastavenie vám umožní zadať ľubovoľný čas ukončenia v rozvrhu schôdzok namiesto vytvorenia samostatnej služby.

Stanovenie zdrojov

Ak váš účet obsahuje akékoľvek zdrojové rozvrhy, editačné okno služby bude obsahovať tiež sekciu označenú Zdroje, kde môžete označiť, ktoré zdroje z týchto rozvrhov musia byť k dispozícii pri vytváraní schôdzky. Napríklad môžete špecifikovať, že lekcia vyžaduje určitého učiteľa alebo určitú učebňu. Alebo, ak máte pre danú lekciu k dispozícii viac učiteľov, môžete kliknúť na tlačidlo „alebo“ a jedného si vybrať.

Ak chcete pridať nové zdroje, prejdite na stránku ovládacieho panelu, kliknite na Nový rozvrh a vyberte Zdrojový rozvrh. Taktiež môžete pridať ďalšie zdroje do už existujúceho zdrojového rozvrhu v záložke Zdroje.

Konfigurovať všeobecné nastavenia

V časti Termín uvedený v zadávacích údajoch môžete upraviť termín, ktorý chcete použiť namiesto „rezervácie“. Termín môžete zvoliť zo zoznamu, alebo použite svoj vlastný termín, ktorý bude vhodne popisovať vašu službu. V tomto príklade je „lekcia“ najvhodnejším termínom. Tento termín sa objaví vo všetkých dialógových oknách, pomocníkovi a e-mailových potvrdeniach.

Taktiež môžete zmeniť termín používaný pre „používateľov“. Napríklad ho môžete zmeniť na „klient“ v nastavení Vzhľad.

Limity pre používateľov

Ďalej stanovte obmedzenie počtu stretnutí, ktoré môže klient vytvoriť vo vašom rozvrhu. Akonáhle dosiahnu zadaného počtu, schôdzky možno iba zmeniť alebo zmazať.

Ak služba závisí na jednom alebo viacerých zdrojových rozvrhoch, tak sa tieto limity uplatňujú tiež. Ak pri položke Viac rezervácií môže byť zrealizovaných v rovnaký čas nie je zaškrtnuté políčko, rozvrh sa správa tak, že jeden zdieľaný zdroj je potrebný pre každú rezerváciu. Zaškrtnite toto pole, ak ponúkate službu, ktorá môže byť rezervovaná niekoľkokrát súčasne (napríklad lekcie, ktoré sa môžu konať v akejkoľvek miestnosti).

Obmedziť počiatočné časy

Mriežka tvorená preddefinovanými časmi dostupnosti zvyčajne poskytuje používateľom lepší prehľad, ako keď čas nie je obmedzený. V poli Obmedziť počiatočné časy k môžete zadať vhodné počiatočné časy. Študenti si potom môžu zvoliť čas jednoduchým kliknutím na časový slot.

Ak ponúkate službu, ktorá závisí na vzájomne zameniteľných zdrojoch, systém vie zobraziť klientovi rozbaľovacie menu dostupných zdrojov, z ktorých si môže vybrať. V tomto príklade môžu študenti zvoliť preferovaného učiteľa.

Ak ponúkate viac služieb, môžete zvoliť poradie, v ktorom budú služby alebo dostupné zdroje zobrazené v časti Voľba služby.

Pridať cenu

Pole Cena umožňuje nastaviť poplatok za rezerváciu alebo zaznamenať údaje o platobnej karte (s výnimkou troch číslic overovacieho kódu karty [CVV / CVC]). Po kliknutí na tlačidlo Nastaviť ceny môžete vytvoriť pokročilé cenové pravidlá, ktoré menia cenu na základe špecifických podmienok. Táto téma je podrobne prebraná v časti Pridať platbu do rozvrhu.

Krok Testovanie rozvrhu z pohľadu koncového používateľa

Otestujte školiaci proces z pohľadu klienta a uistite sa, že sa systém správa očakávaným spôsobom. Budete potrebovať prepínať medzi administrátorským a používateľským prístupom, ktorý je podrobnejšie rozobratý v Testovanie vytvoreného rozvrhu. Ako používateľ môžete pridávať lekcie a potom ich zmazať po úspešnej kontrole funkčnosti rozvrhu schôdzok.

Každý rozvrh má svoju webovú adresu, ktorú nájdete v záložke Prehľad. Pokiaľ chcete klienta nasmerovať na konkrétny rozvrh, môžete tu skopírovať tento odkaz a vložiť ho do e-mailu alebo SMS.

Rozvrh hodín konverzácie pre používateľov

Krok Integrácia rezervačného systému do vášho webu

Akonáhle je váš rozvrh schôdzok konfigurovaný a úspešne ste otestovali, že sa správa podľa predpokladov, môžete ho poslať vašim klientom.

Používatelia sa môžu na váš rozvrh schôdzok dostať niekoľkými spôsobmi:

Vytvorte odkaz na váš rozvrh schôdzok SuperSaaS na vašej vlastnej stránke.
Vložte stranu SuperSaaS do rámca na vašej vlastnej stránke.
Pošlite ľuďom odkaz na váš rozvrh e-mailom alebo cez sociálne médiá

Viac zistíte v dokumentácii s popisom integrácia rozvrhu do vašej webovej stránky.

Váš rozvrh schôdzok môže byť používateľom zobrazený niekoľkými spôsobmi. Môžete ho integrovať do vašej webovej stránky pomocou rámca iframe, používať na mobilnom zariadení alebo len vytvoriť odkaz na SuperSaaS.

Priestor nad rozvrhom môžete použiť pre podrobnejší popis alebo na pridanie pokynov. Ak chcete zmeniť vzhľad rozvrhu alebo farebnú schému, máte k dispozícii niekoľko možnosti formátovania.