Návod: Úprava procesu spracovania v rezervačnom systéme

vývojový graf procesu rezervácie

Prispôsobiť priebeh spracovania rezervácie môžete na záložke "Spracovať" kde sa dostanete po kliknutí na tlačidlo "Nastavenia" v rozvrhu. Ako prvú vec nájdete na stránke vývojový diagram, ktorý zobrazuje kroky, ktoré musí prejsť ktokoľvek, kto si robí rezerváciu. Nezahrňuje však kroky, ktoré vedú k vytvoreniu prihlasovacieho mena - tie sú zobrazené na stránke "Nastavenia prístupu" v pravom menu a sú detailne popísané tu návod na nastavenie prístupu. Vývojový diagram sa automaticky aktualizuje, akonáhle urobíte zmeny na ostávajúcej časti stránky. Napríklad ak si zvolíte voľbu "Vždy poslať potvrdenie", vo vývojovom diagrame sa objaví ďalší krok naviac.

Pod vývojovým diagramom môžete nastaviť, na ktoré informácie sa pýtať pri každej rezervácii. Uvedomte si prosím, že ak vyžadujete pri prihlasovaní email, tak nebude pri vytváraní rezervácie vyžadovaný, pretože ho systém už pozná.

Ak budete od používateľov požadovať informácie, ktoré už zadal pri prihlásení, tak tieto informácie budú pri tvorbe rezervácie nastavené ako predvolené. Napríklad ak budete vyžadovať adresu pri vytváraní prihlasovacieho mena, tak potom pri tvorbe vlastnej rezervácie ju použije ako predvolenú a klient ju nemusí znovu zadávať.

rezervácia pre zákazníka

Väčšina polí vo formulári sú jednoduché textové polia, okrem poľa pre zadanie adresy, ktoré je s viac riadkami a oblasť, kde je rozbaľovacie menu. V "Nastavenia prístupu" v pravom menu môžete nastaviť 2 ďalšie polia pri vytváraní prihlásenia a ďalšie dve tu, celkom máte teda 4 polia naviac. Na stránke "Spracovať" môžete tieto dve polia upraviť pomocou odkazu "Upraviť", ktorý sa nachádza vedľa nich, aby mali väčšiu textovú oblasť alebo rozbaľovacie menu. Ak používateľom ponúkate výber produktov alebo služieb, rozbaľovacie menu môže byť dobrá voľba. Na stránke úprav nájdete bližšie vysvetlenie všetkých volieb. Okrem toho si môžete nastaviť identifikátor produktu (produktový kód), ktorý sa bude ukladať s každou voľbou a umožní jednoduchú integráciu do ďalších programov, napríklad keď rozvrh sťahujete do Excelu.

Ak potrebujete viac polí ako tu, môžete si vytvoriť formulár na mieru bez obmedzenia počtu polí vrátane upraviteľných popisov. Na stránke "Ovládací panel" nájdete v pravom menu položku "Nový formulár", ktorá otvorí editor na tvorbu formulárov, kde si môžete navrhnúť formulár s rôznymi poliami, vrátane "zaškrtávacích štvorčekov" a "radio buttonov". Po pomenovaní formulára a jeho uložení, sa v záložke "Spracovať" objaví možnosť pripojiť tento formulár k vášmu rozvrhu, takže bude vyplnený každým, kto sa prihlási alebo vytvorí rezerváciu. Môžete to využiť napríklad na zobrazenie a odsúhlasenie "Obchodných podmienok" klienta pred vytvorením rezervácie.

Ak na stránke "Nastavenia prístupu" vytvoríte pole na "dohľad (supervíziu)", môžete si vybrať, či má, alebo nemá byť viditeľné pre koncového používateľa. Toto pole na dohľad (supervíziu) sa hodí pre prípady, keď nechcete aby používateľ v ňom vykonával zmeny - napr. členské číslo. Rovnako toto pole môžete použiť pre poskytnutie zľavy individuálnemu zákazníkovi. Jednoducho vložíte do tohto poľa -10% a zľava sa automaticky aplikuje pri akejkoľvek platbe tohto zákazníka cez rezervačný systém.

Ďalšia voľba umožňuje nastaviť používateľom možnosť vytvárať opakované rezervácie. Pokým je táto voľba aktívna - objaví sa tlačidlo "Opakovať" v dialógovom okne pri vytváraní rezervácie zákazníkom. Táto voľba sa správa mierne odlišne pri "zdrojovom" a "kapacitnom" type rozvrhu. V "zdrojovom" type rozvrhu sa používateľovi ponúkne opakovanie jeho rezervácie denne/týždenne/mesačne/atď do určitého dátumu. V "kapacitnom" type rozvrhu bude táto voľba aktívna len keď predtým vytvoríte opakujúci sa slot. Môžete používateľovi buď povoliť vybrať si zo zoznamu dátumov, ktoré chce opakovať, alebo ho môžete prinútiť si rezervovať všetky opakujúce sa dátumy naraz. To sa hodí v prípadoch kurzov, keď študenti majú navštevovať sériu lekcií. Pri opakujúcej sa voľbe dialóg pri zmene rezervácie bude obsahovať možnosť zmeniť jednu alebo všetky budúce rezervácie.

V ďalšej sekcii môžete zmeniť proces rezervácie zvolením voľby "Vyžadovať schválenie…" alebo "Dokončiť platbu…". Keď zvolíte "Vyžadovať schválenie" tak rezervácia bude len predbežná. Administrátor alebo superpoužívateľ tak musí každú rezerváciu schváliť a prípadne odoslať potvrdenie rezervácie. Systém sa dá nastaviť tak, aby pri každej rezervácii poslal administrácii email s odkazom na schválenie.

Okrem toho je tu zaškrtávací box, kde môžete nastaviť automatické schválenie rezervácií vytvorených superpoužívateľom a administrátorom. Okrem tohto nastavenia, pokiaľ niektorý používateľ bude mať "neobmedzený kredit", tak jeho rezervácie tiež budú automaticky schválené. Čo je jednoduchý spôsob, ako umožniť vybraným používateľom, ktorým dôverujete obísť potrebu schvaľovania ich rezervácií. Ak chcete dať používateľovi neobmedzený kredit, najskôr je potrebné nastaviť kreditný systém na stránke "Nastavenie platieb" a potom mu ho môžete na stránke správy používateľom nastaviť. Detaily platieb sú popísané v samostatnom návode viď nastavenie platieb

Pri predvolenom nastavení používateľ ostane na rovnakej stránke, kde dokončil rezerváciu. Jeho rezervácia bude na rozvrhu zvýraznená spolu s odkazom, že rezervácia prebehla úspešne. Toto správanie môžete zmeniť zadaním vašej vlastnej URL adresy, kde bude používateľ presmerovaný po uskutočnení rezervácie. Na sledovanie úspešných rezervácií (napr. pomocou Google Analytics) môžete v URL adrese využiť nasledujúce "kúzelné" slová (premenné) $name, $id, $price, $slot_id, $email alebo $full_name, ktoré budú nahradené prihlasovacím menom, ID, cenou, číslom slotu, emailom alebo celým menom. Ak zadáte vašu vlastnú URL veľmi dôrazne odporúčame na túto stránku jasne uviesť, že používateľ úspešne dokončil rezerváciu. Ak používateľa presmerujete len na vašu homepage bez akéhokoľvek potvrdenia o uskutočnení rezervácie, tak tým budete používateľa miasť (a navyše PayPal tento spôsob zakazuje v prípade, že ho budete používať pre platby) Ak sa používateľ odhlási z rezervačného systému SuperSaaS, tak je presmerovaný na URL adresu uvedenú na stránke "Nastavenie vzhľadu". V tomto prípade to môže byť iná URL adresa a tu sa dá využiť aj homepage.

Ďalšia časť sa zaoberá nastavením emailových správ. Všimnite si, že väčšina emailov nie je odoslaná pri činnosti administrátora v systéme, pretože by ste si pri práci v systéme mohli zahltiť emailovú schránku. Ak si teda chcete vyskúšať odosielanie emailov z rezervačného systému, najskôr sa prihláste ako bežný používateľ - tak ako je vysvetlené v návode na vyskúšanie rezervačného systému

Rezervačný systém môže generovať niekoľko rôznych emailových správ:

Ako upraviť obsah emailov vašim používateľom môžete zistiť v návode 'na zmenu vzhľadu'. Okrem vyššie spomenutých emailov môžete nechať posielať email keď sa noví používatelia prihlásia s voliteľnou možnosťou pridať odkaz na potvrdenie správnosti emailu. Tento email sa nastavuje stránke Nastavenia prístupu dostupnej z pravého menu.

Tvorba rezervácií za niekoho iného

Keď sa rezervácia vytvorí, tak ju systém ukladá spolu s prihlasovacím menom toho, kto ju vytvoril. Používateľ tak vidí všetky svoje rezervácie na záložke 'Agenda' a v kalendári ich má vizuálne odlišné. Ak získate rezerváciu inou cestou napr. telefonicky, budete ju tiež chcieť zadať do systému. Všetky tieto rezervácie sa potom zobrazia ako priradené administrátorovi. V niektorých prípadoch, ale budete potrebovať rezerváciu za niekoho s jeho menom V tomto prípade prejdete na stránku "Používateľ - správa" v pravom menu a kliknete na modrú šípku pred používateľom, za ktorého chcete vytvoriť rezerváciu. Rezervácia sa potom bude tváriť ako vytvorená používateľom a za lomítkom bude meno toho kto vystupoval za používateľa. Týmto postupom sa zaistí, že klient túto rezerváciu uvidí a tiež to umožňuje odosielanie automatických potvrdení a pripomienok používateľovi. Ak už nechcete vystupovať za používateľa, stačí sa odhlásiť v pravom hornom rohu. Pri vystupovaní za používateľa vám zostanú administrátorské oprávnenia, takže stále budete môcť vidieť rezervácie ostatných.

Ak väčšinu rezervácií vykonávate za klientov vy a nevadí vám, že všetky rezervácie budú vytvorené vami, tak tu existuje ešte rýchlejšia cesta ako tá spomínaná v predchádzajúcom odseku. Pri tomto spôsobe stačí zmeniť emailovú adresu potvrdzovacieho emailu. Urobíte to tak, že na stránke "Nastavenia prístupu" odškrtnete voľbu "Použiť emailovú adresu ako prihlasovacie meno". Keď sa potom vrátite do záložky "Spracovanie" uvidíte, že tu pibudli polia pre zadanie emailu. Takže v momente, keď ako administrátor alebo superpoužívateľ budete vytvárať rezerváciu vyplnením tohto poľa zaistíte odoslanie potvrdení a prípadných pripomienok. Ak si rezerváciu vytvorí bežný používateľ a nevyplní pole email, systém použije pre označenie rezervácie používateľove prihlasovacie meno.

V poslednej časti si nastavíte ako dlho popredu môže používateľ pridať alebo zmeniť rezerváciu. Ako administrátor môžete vytvárať rezervácie aj mimo nastavených obmedzení, takže ak si chcete nastavené obmedzenia vyskúšať, musíte sa prihlásiť ako koncový používateľ.


Ďalší odsek: Zmena vzhľadu | Späť na Zoznam návodov