Terapeut

Návod na nastavenie rozvrhu pre služby

Tento návod popisuje ako použiť "servisný typ" rozvrhu na vytvorenie kalendára pre rezervácie služieb. Rezervačný systém SuperSaaS ponúka dva ďalšie typy rozvrhov - menovite "kapacitný typ" a "zdrojový typ". Ak chcete zistiť, ktorý sa hodí najviac pre vaše účely tak si prečítajte vysvetlenie v popise typov rozvrhov

V demoverzii si môžete vyskúšať funkčný príklad servisného typu rozvrhu. Táto demoverzia ukazuje terapeuta len ako príklad - jednoducho sa dá rovnaké nastavenie použiť pre zubára, nechtové štúdio alebo pre akýkoľvek iný podnik, ktorý ponúka viac služieb, z ktorých si môžete vybrať.

Servisný rozvrh môže využívať zdrojové rozvrhy

Služba typicky vyžaduje dostupnosť jedného alebo viacerých zdrojov. Napríklad služba "masáž" vyžaduje aby bol dostupný zdroj "masér". A služba "Rokovacia miestnosť s projektorom" bude potrebovať dostupnú jednu miestnosť a jeden projektor. Keď systém vypočítava voľné miesto pre rezervácie, tak kontroluje či sú dostupné všetky požadované zdroje. Aby to fungovalo, tak potrebujete vytvoriť jeden alebo viac zdrojových kalendárov, ktoré obsahujú zdroje, na ktorých daná služba závisí. Vykonať to môžete pred aj po vytvorení servisného typu rozvrhu. Všetky súvisiace zdroje môžu byť v jednom zdrojovom rozvrhu alebo ich môžete umiestniť do samostatných rozvrhov. Pretože služba má schopnosť použiť "akýkoľvek dostupný zdroj" v rozvrhu, dáva zmysel umiestniť všetky vzájomne zameniteľné zdroje do rovnakého zdrojového rozvrhu.

Rovnako je možné použiť pre viac "servisných" rozvrhov rovnaký zdrojový rozvrh. Čo sa hodí, keď chcete použiť rôzne obmedzenia pre rôzne skupiny koncových užívateľov. Napríklad pre skupinu "členov" možno nastaviť možnosť vidieť rezervácie ostatných členov a iné ceny ako majú "nečlenovia".

Vo zvláštnom prípade, keď servisný rozvrh používa len jeden zdroj, tak tu nie je potrebné vytvárať oddelený zdrojový rozvrh. Servisný typ rozvrhu stačí nastaviť tak, aby nepovolil vytvárať "prekrývajúce sa rezervácie". Príkladom môže byť servisný rozvrh pre jedného lekára: ak sú všetky rezervácie len pre neho, nie je tu potreba používať ešte zvláštne zdrojový rozvrh.

Vytvorenie nového servisného rozvrhu s použitím sprievodcu

Pre vytvorenie nového rozvrhu kliknite na odkaz "Nový rozvrh" v pravom menu na stránke ovládacieho panela. (predpokladáme, že ste si už vytvorili účet v rezervačnom systéme SuperSaaS a prihlásili ste sa, odkaz na ovládací panel nájdete vpravo hore.) Týmto úkonom sa spustí sprievodca, ktorý sa vás spýta na niekoľko otázok a podľa nich upraví predvolené nastavenie, ktoré bude zodpovedať vašim potrebám. Prvá stránka sprievodcu obsahuje otázku s voľbou typov rozvrhu. Tá je pomerne dôležitá, pretože na rozdiel od ostatných nastavení sa dá zmeniť len tak, že začnete s novým rozvrhom znovu od začiatku. Tento návod počíta s tým, že ste už rozhodli pre "Servisný" typ rozvrhu, ak si nie ste istí, tak si prečítajte vysvetlenie, ktoré obsahuje sprievodca.

Na ďalšej obrazovke bude dotaz na názov vášho rozvrhu. Vo finálnom kroku bude od vás požadovaný zoznam služieb a ich predvolené hodnoty týkajúce sa dostupnosti. V sprievodcovi nastavením si len definujete meno a dĺžku trvania každej služby a ak ste si už vytvorili zdrojový rozvrh, tak pri každej službe uvidíte voľbu s výberom zdroja pre danú službu. Neskôr budete mať možnosť pre každú službu doplniť detaily, ako popis a cena. Keď budete chcieť nastaviť len jednu službu, tak sa pole s výberom dostupných služieb skryje.

Odporúčame si nastaviť rozdelenie dňa do pevných počiatočných časov od ktorých si ľudia môžu vykonávať rezervácie, napríklad na každú celú hodinu alebo každých 10 minút. Hoci systém pracuje správne s predvoleným nastavením počiatočných časov, môže to niekedy viesť k prekvapivým výsledkom. Napríklad, ak sa dostupnosť zdroja líši len o niekoľko málo minút, tak systém ukáže, že aj pre tak malý časový úsek niekoľkých minút je daný zdroj dostupný. Čo sa hodí málokedy a môže to užívateľa skôr miasť. Na druhú stranu, ak nastavíte počiatočné časy na hodinu, systém ukáže jednotlivé úseky obsahujúce dostupné zdroje pre určenú hodinu a všetko je oveľa prehľadnejšie.

Akonáhle kliknete na tlačidlo "Dokončiť" systém nastaví váš rozvrh, ktorý bude ihneď k dizpozícii.

Vyskúšanie základnej funkcionality

Menu Box

Pre vyskúšanie rozvrhu kliknite na tlačidlo "Použiť", ktoré nájdete v ponuke políčka rovnakého ako na obrázku vpravo. To je dostupné iba keď ste prihlásený ako administrátor, bežní používatelia ho neuvidia. K rozvrhu sa dostanete taktiež cez stránku s ovládacím panelom, na ktorú vždy vedie odkaz v pravom hornom rohu stránky.

Príklad servisného rozvrhu

Na začiatku bude servisné rozvrh prázdny. Ak budete mať zadané viac ako jednu službu, tak sa vľavo vedľa rozvrhu objaví stĺpec s výberom služieb, ktoré sú k dispozícii. Pre vytvorenie rezervácie stačí kliknúť na jedno z vybodkovaných okienok, ktoré označujú miesta, kde sa dá vytvoriť rezervácia.

Pokiaľ kliknete na "Vytvoriť rezerváciu" tak sa rozvrh aktualizuje a zobrazí rezerváciu a upraví zodpovedajúcim spôsobom dostupnosť. Keď kliknete na už vytvorenú rezerváciu znova, tak sa objaví okno s tlačidlami "Zmeniť" a "Zmazať", pomocou ktorých môžete upraviť rezerváciu.

Rezervácie vytvorené v servisnom rozvrhu sa zobrazia v súvisiacom zdrojovom rozvrhu, ale nejdú tu editovať. Keď na ne kliknete, tak sa objaví odkaz na servisný rozvrh, kde sa rezervácia dá editovať. Aj keď sa rezervácia objaví vo viacerých rozvrhoch, tak do počtu budúcich rezervácií (od ktorých sa odvíja cena predplatného) bude započítaná iba raz.

Zmena nastavenia

Sprievodca nastavením používa rozumné predvolené hodnoty, ale pravdepodobne budete chcieť upraviť nastavenia, aby viac zodpovedalo vašim potrebám. Klknutím na tlačidlo "Nastavenia" prejdete na stránku s prehľadom nastavenia, kde nájdete súhrn jednotliváých volieb. Táto stránka Vám umožní rozvrh zmazať alebo ho dočasne zablokovať. Prvá záložka "Služby" je tu detailne popísaná. Ostatné záložky majú svoju vlastnú kapitolu.

Záložka “Služby”

Záložka služby

V záložke "Služby" nájdete zoznam dostupných služieb a ich previazanie na zdroje. (Ak nevidíte záložku "Služby" tak sa možno pozeráte na iný typ rozvrhu, ostatné typy rozvrhov majú namiesto tejto záložky záložku "Zdroje").

Na hornej časti obrazovky môžete vytvárať a meniť vaše služby. Na riadku s nimi môžete kliknúť a ťahaním môžete zmeniť poradie v ktorom sú služby zoradené. Keď kliknete na tlačidlo "Nová služba" alebo na ikonku editácie existujúcej služby tak sa objaví nové okno, ktoré Vám dovolí upraviť detaily. Pre zmenu farby opakovane kliknite na farebný box v pravom hornom rohu vyskakovacieho okna. Pre každú službu môžete zadať pevnú cenu, ale ak chcete mať ceny viac flexibilné, tak si môžete vytvoriť cenové pravidlá, ktoré vám umožnia nastaviť niečo v zmysle "Táto služba je lacnejšia o 20% cez víkend" apod. Pre viac detailov ako nastavovať ceny sa pozrite na návod na nastavenie platieb (zatiaľ anglicky) .

Voľba "Skrytý" umožňuje vytvoriť službu, ktorá je dostupná len pre administrátora alebo pre superpoužívateľa. Skryté služby sa neobjavia v zozname služieb, ktoré vidí klient. Ak chcete mať možnosť použiť inú dĺžku len pre určitú službu, jednoduchšie sa to dá dosiahnuť nasledovne: na záložke "Prístup" zaškrtnite checkbox "Povoliť superpoužívateľom a administrátorom obísť všetky časové obmedzenia a otvárací čas". To vám umožní zadať zvolený čas priamo v rozvrhu bez toho, aby ste museli vytvárať pre tieto účely vlastnú službu.

V dolnej časti okna môžete zadať popis vašej služby, ktorý sa objaví v kalendári, keď je vybraná daná služba. Môže obsahovať formátovanie a obrázky, ale všimnite si, že tu môžete zadať len link na obrázok, ktorý sa nachádza na inom webe. Možno teda budete musieť najprv obrázok niekam na internet (na váš web napr) nahrať.

Pokiaľ Váš účet v rezervačnom systéme obsahuje akékoľvek zdrojové rozvrhy, tak okno bude obsahovať časť "Zdroje", ktorá Vám umožní určiť zdroje potrebné pri vytváraní rezervácie. Napríklad môžete určiť, že určité ošetrenie potrebuje rezervovať určitého lekára a určitú miestnosť v rovnakom čase. Ak chcete pridať nové zdroje, tak prejdite na stránku ovládacieho panelu a tu kliknite na "Nový rozvrh" a vyberte si zdrojový typ rozvrhu. Taktiež môžete pridať ďalšie zdroje do už existujúceho zdrojového rozvrhu v záložke "Zdroje" v jeho nastavení.

Dolná polovica záložky "Služby" obsahuje všeobecné nastavenia popisujúci ponúkanú službu. Pri položke "Termín uvedený pri zadávacích údajoch v rozvrhu" si môžete vybrať zodpovedajúci názov namiesto pojmu "rezervácia" (v sj bez možnosti skloňovania). Napríklad v prípade lekára môže byť názov ošetrenie vhodnejší. Tento termín sa potom objaví vo všetkých dialógových boxoch, pomocníkovi a emailoch. Taktiež môžete zmeniť termín používaný pre "používateľa", toto nastavenie nájdete po kliknutí na položku "Nastavenia" v pravom menu (v sj bez možnosti skloňovania). V prípade angličtiny sa automaticky vytvorí množné číslo, ak sa jedná o nepravidelné množné číslo, tak stačí zadať “singular,plural” a systém si zvolí vhodnú variantu (platí pre angličtinu)

Pri položke "Obmedzenie na používateľa" môžete nastaviť maximálny počet rezervácií, ktoré si klient môže vytvoriť. Akonáhle dosiahne zadaný počet, môže si rezervácie iba zmeniť alebo zmazať. Ak nejaké služba závisí na jednom alebo viacerých zdrojových rozvrhoch, tak sa tieto limity tiež použijú.

Ak checkbox pri položke "Viac rezervácií môže byť zrealizované v rovnaký čas" nie je zaškrtnutý, tak sa rozvrh chová tak, že jeden zdieľaný zdroj je potrebný pre každú rezerváciu. To sa hodí v prípadoch keď napríklad jeden lekár používa rozvrh a nemusí tak pridávať ďalší zdrojový rozvrh pre nastavenie svojej dostupnosti.

Voľba "Obmedziť počiatočné časy k:" vám umožní rozdeliť dostupnosť do boxov pre jednotlivé časové úseky. To klientom umožňuje jednoducho si zvoliť čas kliknutím na blok a z používateľského pohľadu je to prívetivejší spôsob ako ponechanie času bez obmedzenia.

Ak máte službu, ktorá závisí na vzájomne zameniteľných zdrojoch, tak systém vie voliteľne zobraziť klientovi rozbaľovacie menu, aby si zdroj zvolil. Napríklad to umožní klientovi vybrať si určitého kaderníka pre jeho účes. A nakoniec pre prípad keď máte viac ako jednu službu, tak máte možnosť si vybrať či používateľ uvidí zoznam všetkých dostupných služieb alebo či má byť ich zoznam vybraný dopredu.

Ako sa vzájomne rozvrhy ovplyvňujú

Keď systém overuje dostupnosť tak samozrejme berie do úvahy, či neexistujú konflikty medzi požadovanými zdrojmi. Okrem toho si môžete nastaviť aj mnoho ďalších obmedzení:

Časová perióda je dostupná iba ak zodpovedá všetkým obmedzeniam vrátane obmedzení, ktoré sa týkajú každého pripojeného zdroja.

Dole na záložke "Otváracie hodiny", ktorú nájdete po kliknutí na tlačidlo "Dohľad" si môžete nastaviť dostupnosť pre daný rozvrh a takisto sú tu začiarknutia, ktoré povolia administrátorovi ignorovať všetky nastavené časové obmedzenia. Ak obmedzenia tu vypnete, tak sa to prejaví vo všetkých súvisiacich rozvrhoch služieb.

Všetky ostatné nastavenia v rozvrhu sa použijú iba v danom rozvrhu. Teda až na email potvrdenie a pripomienku, ktoré sú odoslané tak, ako sú nastavené v rozvrhu, v ktorom si užívateľ vytvoril rezerváciu. Nastavenie emailov pre súvisiace zdroje sa neberie do úvahy. Cena a nastavení platieb sa tiež berú z rozvrhu, v ktorom si užívateľ vytvorí rezerváciu.


Ďalší odsek: Nastavenie prístupu k rezerváciám | Späť na Zoznam návodov