Terapeut

Návod na vytvorenie rezervačného systému pre terapeuta

Tento návod ukazuje ako pridať rezervačný systém na váš web pre služby typu terapie alebo masáže. Na výslednú podobu rozhrania pre zákazníkov sa môžete pozrieť na tomto odkaze demoverzia rezervačného systému. Malo by byť jednoduché prispôsobiť tento návod vašim konkrétnym potrebám. Návod napríklad môžete použiť rovnako aj pre vytvorenie rezervačného systému pre kaderníka, fotografa alebo jazdy v autoškole.

Ako používať túto dokumentáciu

Bežný spôsob nastavenia rezervačného systému SuperSaaS je pomocou cyklu "Nastav a vyskúšaj":

  1. Nastavte si základný rozvrh pomocou sprievodcu
  2. Vyskúšajte či funguje podľa očakávania
  3. Pokým nie ste spokojní, vykonávajte zmeny v nastaveniach a potom sa vráťte k bodu 2.
  4. Ak ste spokojní, tak rozvrh umiestnite na váš web.

Táto dokumentácia sleduje túto základnú štruktúru, len v niektorých miestach sa odlišuje, aby bolo možné ponechať súvisiace veci pri sebe. Kliknutie na odkaz "Ďalšia kapitola" dole vás prenesie v dokumentácii postupne k ďalším bodom, ale cez zoznam návodov môžete preskočiť rovno k téme, ktorá Vás zaujíma.

Predtým než začnete, vytvorte si v rezervačnom systéme SuperSaaS účet, ak ho už nemáte. Je to zadarmo a potrebujete akurát platnú emailovú adresu. Do účtu sa prihláste - budete tak mať stránku s ovládacím panelom pred sebou. Ak ste už nejaký rozvrh vytvorili, tak tu bude zobrazený, inak bude stránka prázdna.

Nastavte si základný rozvrh pomocou sprievodcu

Kliknite na tlačidlo ‘Nový rozvrh’ v pravom menu pre spustenie sprievodcu na vytvorenie rozvrhu. Sprievodca sa vás opýta na rad otázok a vytvorí rozvrh podľa vašich odpovedí. Na prvej stránke sprievodcu je voľba medzi "Kapacitným" a "Zdrojovým rozvrhom". Táto voľba je veľmi dôležitá - pretože zmeniť ju je možné iba vytvorením nového rozvrhu úplne od začiatku.

V tomto príklade sa počíta s tým, že terapeuta alebo maséra môže navštíviť v jednom čase len jedna osoba. Ak potrebujete aby bolo možné vykonať viac rezervácií na rovnakú dobu ako trebárs u lekcie jogy alebo zumby, potrebujete "kapacitný" typ rozvrhu. Na druhú stranu, ak potrebujete rozvrh pre dve veci naraz pri každej rezervácii, napríklad pre určité ošetrenie potrebujete terapeuta a miestnosť, potom sa viac hodí "servisný" typ rozvrhu. V niektorých situáciách budú fungovať oba spôsoby; jednoducho si vyskúšajte všetky, aby ste zistili, ktorý vám bude viac vyhovovať. Pre detailné vysvetlenie jednotlivých typov rozvrhov sa pozrite na prehľad typov rozvrhov.

Kliknite na 'ďalšie' aby ste sa dostali ku kroku 2, kde si nastavíte základné pravidlá pre prístup. Pre náš príklad terapeuta si vyberieme 'rezervačný systém', ktorý vyžaduje aby sa ľudia pre vytvorenie rezervácie prihlásili. Voľba "samoobsluha" by znamenala systém bez obmedzenia s tým, že ktokoľvek môže vytvárať alebo mazať rezervácie. To je vhodné len pre uzavretú skupinu užívateľov, napríklad pri rezervačnéom systéme pre rokovacie miestnosti. Na druhej strane voľba ‘kalendár udalostí’ dovolí ľuďom sa iba pozerať sa na rozvrh bez možnosti čokoľvek meniť.

Pri kroku 3 máte voľbu či mať v kalendári jednu alebo viac vecí. Ak máte viac ako jednu tak ich tu vyplníte. Budú potom zobrazené po strane vášho rozvrhu. Ak to nie je presne to, čo chcete, jednoducho si vytvorte pre každý zdroj samostatný kalendár. Pre teraz predpokladáme, že je tu len jeden terapeut.

Ďalším krokom je dotaz na názov vášho rozvrhu. Tento príklad spolu s názvom vášho účtu vytvára adresu webu, ktorú klienti uvidia vo svojom prehliadači. Jednoducho môžete zvoliť názov ako "rozvrh", ale pre vašich zákazníkov bude lepšie keď si vyberiete niečo viac popisujúce to čo chcete rezervovať. V návode sme použili "terapeut", potom prejdite na ‘ďalší krok’. Neskôr názov rozvrhu môžete zmeniť (aj vaše meno účtu) ale tým sa zmení aj URL adresa vášho rezervačného kalendára.

V poslednom kroku si nastavíte dostupnosť vašich zdrojov (v závislosti na zvolenej variante sa ďalšie nastavenia budú líšiť). Nastavenia, ktoré tu preberáme sú len základom, neskôr môžete zmeniť pokojne otváracie hodiny pre každý deň inak. Ak rezervácia začínajú v špecifických hodinách, tak systém potom poskytuje najjednoduchšie užívateľské rozhranie, pretože vie vygenerovať "sloty či boxy" na ktoré si klient pre rezerváciu iba klikne (tento odkaz na demoverziu zobrazuje práve také nastavenie). Vložíte tu "*:00, *:30" a systém potom vykreslí sloty (boxy) na každú polhodinu. Ak budete chcieť ponúkať rôznu dĺžku terapie alebo ošetrenie, tak toto nastavenie nie je vhodné, v tom prípade si používateľ môže kliknúť kamkoľvek do kalendára a vybrať si dĺžku.

Kliknutím na tlačidlo "Dokončiť" vytvoríte rozvrh, ktorý je ihneď on-line k dispozícii. Teraz máte už k dispozícii fungujúci rezervačný systém! Zostáva teda všetko vyskúšať.

Menu Blok

Vyskúšajte základnú funkcionalitu

Pre vyskúšanie aplikácie kliknite na "Použiť" v modrom rámčeku v rozvrhu vpravo. To je viditeľné iba keď ste prihlásení ako administrátor. Rovnako tak môžete voľbu "Použiť" nájsť na ovládacom paneli v administrácii, kam sa dostanete po kliknutí na odkaz "Ovládací panel" vpravo hore. Samozrejme si môžete tiež adresu rozvrhu uložiť do záložiek.

Prázdny rozvrh Keď prvýkrát vstúpite do aplikácie, tak bude rozvrh prázdny. Veľmi veľa vecí sa tu dá nastaviť. Môžete zobraziť napríklad len mesačné zobrazenie alebo rozvrh nemusíte zobrazovať vôbec. Najprv si vyskúšame základné funkcie.

Začnime vytváraním rezervácie. To urobíte kliknutím na deň v kalendári, kde sa potom objaví dialógové okno "Nová rezervácia". Keby okno bolo v nevyhovujúcej polohe, môžete si ho chytením za hornú lištu pretiahnuť na vyhovujúcu pozíciu. dialóg pri novej rezervácii Miesto prechodu na správny dátum, stačí len zmeniť dátum v poli "Kedy". Štandardne sa systém pýta iba na meno a telefónne číslo - neskôr sa pozrieme na to ako pridať ďalšie polia.

Kliknutím na "Vytvoriť rezerváciu" dôjde k zmene rozvrhu - určité obdobie je teraz obsadené. Na obsadené obdobie znovu a presvedčte sa či okno rezervácie teraz obsahuje tlačidlá 'Zmeniť' a 'Zmazať' Pomocou odkazu "Zavrieť" sa dialógové okno jednoducho zavrie, rovnakú funkciu poskytuje červený krížik vpravo hore.

Zmena nastavenia

Teraz máte základné nastavenie rezervačného systému. Sprievodca ale pracuje pri nastavení s mnohými predpokladmi, ktoré pre vás nemusia byť vhodné. Pravdepodobne teda budete potrebovať vykonať ešte nejaké zmeny v konfigurácii, aby systém viac vyhovoval vašim potrebám. Pre prechod na stránku s prehľadom nastavenia, ktoré môžete zmeniť, kliknite na tlačidlo "Nastavenia". Táto stránka Vám dovolí dočasne zablokovať rozvrh alebo ho úplne zmazať. Teraz si preberieme prvý záložku "Zdroje". Ostatné záložky majú v nápovede svoj vlastný odsek.

záložka zdroje

Záložka zdroje pro "zdrojový" typ rozvrhu

Záložka "Zdroje" obsahuje nastavenia zdrojov, tj. vecí, ktoré chcete rezervovať. Uvedomte si prosím, že záložka "Zdroje" vyzerá inak pri použití "kapacitného" typu rozvrhu ako keď nastavujete "zdrojový" typ rozvrhu. V prvej časti môžete pridať alebo zmazať zdroje. Napríklad pridať ďalšieho teraputa, aby sa zobrazil v rovnakom rozvrhu. Ak už viac zdrojov používate, môžete sa vrátiť zase späť k jednému zdroju jednoduchým zmazaním tých nepotrebných. Pri mazaní zdroje dajte pozor - pri jeho zmazaní sa zmažú aj všetky s ním súvisiace rezervácie.

V časti ‘Voľba termínu k popisu vstupu’ si môžete vybrať iný opis ako rezervácie, ale vzhľadom na skloňovanie slovenčiny je lepšie zostať pri pojme rezervácia. Tento termín sa potom objavuje v rade dialógových boxov, pomocníkovi a potvrdeniach emailu. Rovnako tak ako možnosť zmeniť označenie "užívateľ" napríklad na klient. Pre tieto slová môžete zvoliť ešte variant jednotného alebo množného čísla (v slovenskej verzii sa to nedá).

Pod nápisom Limit na užívateľa môžete nastaviť maximálny počet schôdzok či rezervácií, ktoré môže bežný klient vytvoriť. Po dosiahnutí maximálneho počtu môže rezervácie iba meniť alebo zmazať. Môžete si zvoliť či tento limit má zahŕňať všetky rezervácie alebo len tie budúce.

Ďalšie nastavenia sa týkajú kedy váš zdroj môže byť rezervovaný a na ako dlho. Máte tri možnosti:

  1. Môžete nechať klienta špecifikovať ako dlho má trvať rezervácia. V tomto prípade nastavíte iba maximálny a minimálny čas na ktorú možno rezerváciu vytvoriť.
  2. Môžete nastaviť každej rezervácii rovnakú dĺžku. V tomto prípade dĺžku nastavíte ako predvolenú hodnotu.
  3. Môžete si nechať klienta vybrať z ponuky rôznych variantov. V tomto prípade sa objaví zoznam s jednotlivými možnosťami. Pozrite sa na pokyny a text nápovedy, ktorá sa tu objavuje, aby ste všetko správne pochopili

Pod nadpisom "Cena" si môžete nastaviť či chcete alebo nechcete aby vaši klienti pri rezervácii platili. Môžete si vybrať pevnú čiastku alebo čiastku podľa dĺžky rezervácie. Postup nastavenia nájdete na stránke pomocníka (odkaz vpravo hore v administrácii). Ak povolíte opakované rezervácie, cena sa vynásobí ich počtom, ktorý si klient rezervuje. Detailný návod nastavenia platieb nájdete v návode pre nastavenie platieb (ENG)

Ak si nastavíte prestávku na inú než nulovú hodnotu, systém sa vždy postará aby medzi jednotlivými rezerváciami zostal voľný čas, napríklad na na upratovanie. Prestávka sa neuplatňuje v prípade keď je rezervácia na začiatku alebo na konci otváracej doby. V poli "Obmedzenie počiatočného času" môžete zadať čas, ktorý si klient môže zvoliť ako počiatočný. Ako bolo vysvetlené skôr - ak počiatočné a koncové časy sú pevné, systém vám môže zobraziť v rozvrhu len úseky, ktoré si klient vyberie kliknutím myši. V tomto prípade "predvolené dĺžka" určí veľkosť týchto úsekov. V ďalšej časti môžete určitým užívateľom (superpoužívateľom) a vám dať právo na ignorovanie spomínaných časových obmedzení.

Ak časové obmedzenia nezadáte, rezervácie môžu byť zadané na akýkoľvek čas, takže pravdepodobne budete potrebovať nastaviť zodpovedajúce zaokrúhlenie časových úsekov. Týmto sa vyhnete tomu, aby vám klienti vykonávali rezervácie v nepravidelných časoch ako od 14:07 do 14:23, čo by vám spôsobilo zbytočné prestoje v rozvrhu. Ak nastavíte počiatočný časové obmedzenie a zároveň zaokrúhlenie časových úsekov, potom bude zaokrúhlený iba koncový čas.

Ak zvolíte voľbu "zaokrúhliť všetky časy na jeden deň", tak v kalendári sa nebudú zobrazovať hodiny a minúty. To je užitočné pre udalosti trvajúce viac dní ako je prenájom chaty, kde by nebolo vhodné určiť čas v minútach. Ďalej môžete obmedziť dobu, na ktorú si klienti môžu vytvoriť rezerváciu pomocou nastavenia otváracej doby. To sa nastavuje v odlišnej časti, kam sa dostanete cez odkaz "Zmeniť otváraciu dobu".


Ďalší odsek: Nastavenie prístupu k vášmu rozvrhu | Späť na Zoznam návodov